Pravdepodobne máte nejaký text, ktorý často píšetevo vašich dokumentoch programu Word, napríklad adresy. Namiesto toho, aby ste tento text opakovali vždy, keď to potrebujete, môžete ho vložiť do jedného dokumentu programu Word a odkazovať naň v iných dokumentoch - ak ho zmeníte, automaticky sa aktualizuje aj vo všetkých vašich dokumentoch.
Povedzme, že chcete vložiť svoju adresu do pätydokumenty, ale občas sa adresa zmení. Adresu môžete uložiť v samostatnom spoločnom dokumente programu Word a pomocou poľa v správe vytiahnuť text zo spoločného dokumentu a aktualizovať vždy, keď sa zmení. Ukážeme vám, ako to urobiť.
Na začiatok vytvorte nový dokument programu Word, ktorý budeslúži ako úložisko pre adresu, ktorú chcete vložiť do iných dokumentov programu Word. Uložte ho na miesto, ktoré bude prístupné iným dokumentom. Neukladajte ho napríklad na sieťovú jednotku, ku ktorej nemáte vždy prístup.
Použijeme záložky na označenieadresa v našom spoločnom dokumente. Zadajte reťazec textu, ktorý chcete vložiť do iných dokumentov (v našom prípade adresa). Vytvorte záložku zvýraznením názvu a prechodom na Vložiť> Záložka a pomenovaním názvu, napríklad „Adresa“. Informácie o ich vytvorení nájdete v našom sprievodcovi záložkami v programe Word.
Upozorňujeme, že názvy záložiek nemôžu obsahovať medzery. Odporúčame umiestniť názov záložky nad každú položku v súbore bežných informácií, aby ste ľahko vedeli, ktorý názov sa má použiť pre ktorú položku. Toto je užitočné najmä v prípade, že v tomto spoločnom dokumente máte veľa opakovane použiteľných položiek. V našom príklade sme pridali našu adresu do spoločného informačného dokumentu a nad položku umiestnili názov záložky „Adresa“.
súvisiace: Ako do dokumentu Word pridať hlavičku alebo pätu
Po pridaní položky do spoločnej položkydokument môžete uložiť a zavrieť. Otvorte dokument, do ktorého chcete vložiť adresu, a umiestnite kurzor na miesto, kam má daný text smerovať. Ako príklad uvedieme pätu a do nej vložíme adresu.
Na označenie záložky, ktorú sme vytvorili v spoločnom dokumente, použijeme kód poľa INCLUDETEXT. Ak to chcete urobiť, stlačte „Ctrl + F9“ a vložte zátvorky pre kód poľa.
POZNÁMKA: Normálne zátvorky nemôžete zadávať iba okolo kódov polí. Na vloženie správneho typu zátvoriek musíte použiť „Ctrl + F9“.
Kurzor sa automaticky umiestni medzizátvorky. Do zátvoriek napíšte nasledujúci text a nahraďte reťazec „<cesta k súboru>“ absolútnou úplnou cestou k spoločnému slovu, ktoré obsahuje meno, ktoré chcete vložiť. Nahraďte „<názov záložky>“ názvom záložky, ktorú ste priradili k položke v spoločnom dokumente.
INCLUDETEXT "<path to file>" <bookmark name>
POZNÁMKA: Nezadávajte zátvorky do kódu poľa.
Napríklad sme do zátvoriek kódu poľa napísali:
INCLUDETEXT "C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx" Address
POZNÁMKA: V ceste musíte použiť dvojité spätné lomky, ako sme to urobili. Pri zadávaní vyššie uvedeného kódu do poľa sa uistite, že používate priame úvodzovky, nie inteligentné úvodzovky.
Ak chcete získať adresu z bežného dokumentu a vložiť ju do kódu poľa, ktorý ste práve zadali, kliknite pravým tlačidlom myši na kód poľa a v rozbaľovacej ponuke vyberte príkaz Aktualizovať pole.
Adresa sa zobrazí v dokumente. Ak máte zapnutú možnosť „Zobraziť záložky“, okolo adresy sa stále zobrazujú zátvorky. V našom článku o záložkách sa znova dozviete, ako túto možnosť vypnúť. Kód poľa môže byť tiež zatienený. Môžete to však tiež vypnúť.
Ak chcete zmeniť kód poľa, môžetezobrazte kód skôr ako výsledok. Kliknite pravým tlačidlom myši na výslednú položku a v rozbaľovacej ponuke vyberte príkaz Prepnúť kódy polí. Text, ktorý ste zadali do kódu poľa, sa znova zobrazí a môžete ho upraviť. Jednoducho aktualizujte pole a zobrazte nový výsledok.
Po vytvorení spoločného dokumentu môžetepoužite na ukladanie ďalších položiek, ktoré často píšete, do dokumentov programu Word. Jednoducho použite samostatné pole INCLUDETEXT v dokumentoch programu Word pre každú informáciu, ktorú chcete automaticky vložiť z vášho spoločného dokumentu.
