Možno používate program Microsoft Excel na usporiadaniezoznam úhľadne. Keď sa však chystáte tlačiť štítky s poštou, budete ich musieť použiť na hromadnú korešpondenciu, aby ste ich vytvorili v programe Word zo svojho zoznamu Excel. Tu je návod.
Krok 1: Pripravte si svoj mailový zoznam
Ak ste už vytvorili zoznam adries vExcel, potom môžete tento test bezpečne preskočiť. Ak ste tento zoznam ešte nevytvorili, napriek tomu, že Excel nemá funkciu štítka s adresou, odporúčame vám, aby ste program Excel používali lepšie, pretože je to lepšie na usporiadanie a údržbu údajov ako na použitie tabuľky Word.
Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vytvoriť hlavičku stĺpca zodpovedajúcu údajom, ktoré sa nachádzajú v každom stĺpci. Umiestnite tieto hlavičky do prvého riadku každého stĺpca.
Ktoré hlavičky zahrniete, záleží na tom, ktoréinformácie, ktoré plánujete použiť v poštových štítkoch. Tituly sú vždy pekné, ale je dôležité, aby ste pred vytvorením štítkov vedeli, aký titul ide človek. Ak je váš zoznam určený spoločnostiam, a nie jednotlivcom, môžete vynechať záhlavie „Krstné meno“ a „Priezvisko“ a namiesto toho jednoducho ísť s názvom Názov spoločnosti. Aby sme správne ilustrovali tieto kroky, prejdeme v tomto príklade k osobnému zoznamu adries. Náš zoznam bude obsahovať nasledujúce hlavičky:
- Krstné meno
- Priezvisko
- Ulica
- veľkomesto
- Štát
- PSČ
Toto sú štandardné informácie, ktoré nájdete na štítkoch s adresou. Môžete dokonca vložiť obrázky do štítkov s poštou, ak chcete, ale tento krok by nastal neskôr v programe Word.
súvisiace: Ako vytvárať a tlačiť štítky v
Po dokončení vytvárania hlavičiek pokračujte a zadajte údaje. Po dokončení by mal zoznam vyzerať asi takto:
Pokračujte a uložte svoj zoznam a prejdite do programu Microsoft Word.
Krok 2: Nastavenie štítkov v programe Word
Otvorte prázdny dokument programu Word. Ďalej prejdite na kartu „Mailings“ a vyberte možnosť „Start Mail Merge“.
V rozbaľovacej ponuke, ktorá sa zobrazí, vyberte možnosť Štítky.
Zobrazí sa okno „Možnosti štítka“. Tu môžete vybrať značku štítka a číslo produktu. Po dokončení kliknite na tlačidlo „OK“.
Vaše obrysy štítkov sa teraz zobrazia v programe Word.
Poznámka: Ak sa obrysy štítkov nezobrazujú, prejdite na Návrh> Hranice a vyberte možnosť Zobraziť mriežky.
Krok č. 3: Pripojte pracovný hárok k štítkom aplikácie Word
Predtým, ako budete môcť preniesť údaje z Excelu na svoje štítky v programe Word, musíte ich spojiť. Na karte „Mailing“ v dokumente programu Word vyberte možnosť „Select Recipients“ (Vybrať príjemcov).
Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka. Vyberte možnosť „Použiť existujúci zoznam“.
Zobrazí sa program Windows File Explorer. Používa sa na vyhľadanie a výber súboru zoznamu adries. Po vybratí súboru kliknite na „Otvoriť“.
Zobrazí sa okno „Select Table“ (Vybrať tabuľku). Ak máte vo svojom zošite viac hárkov, zobrazia sa tu. Vyberte ten, ktorý obsahuje váš zoznam. Ak ešte nie je povolená možnosť Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov, kliknite na tlačidlo OK.
Vaše štítky sú teraz prepojené s pracovným listom.
Krok 4: Pridajte do štítkov polia hromadnej korešpondencie
Teraz je čas pridať polia hromadnej korešpondencie do štítkov aplikácie Word. Vyberte prvý štítok, prepnite sa na kartu „Mailing“ a potom kliknite na položku „Block Block“.
V zobrazenom okne „Vložiť adresu“ kliknite na tlačidlo „Zhodné polia“.
Zobrazí sa okno „Match Fields“. V skupine „Vyžadované pre blok adresy“ skontrolujte, či sa každé nastavenie zhoduje so stĺpcom v zošite. Napríklad „Krstné meno“ by sa malo zhodovať s „Krstné meno“ a tak ďalej. Keď potvrdíte, že je všetko správne nastavené, kliknite na tlačidlo „OK“.
V okne „Vložiť blok adresy“ si pozrite ukážku, aby ste sa uistili, že všetko vyzerá dobre, a potom kliknite na „OK“.
<<AddressBlock>> sa teraz objaví na vašom prvom štítku.
Vráťte sa späť na kartu „Poštové zásielky“ a potom kliknite na položku „Aktualizovať štítky“.
Po výbere by sa <<AddressBlock>> mal objaviť na každom štítku.
Teraz ste pripravení vykonať hromadnú korešpondenciu.
Krok 5: Vykonanie hromadnej korešpondencie
Teraz sa pozerajte na kúzlo. Na karte „E-mailové adresy“ kliknite na tlačidlo „Dokončiť a zlúčiť“.
Z rozbaľovacej ponuky, ktorá sa zobrazí, vyberte možnosť „Upraviť jednotlivé dokumenty.“
Zobrazí sa okno „Zlúčiť do nového dokumentu“. Vyberte „Všetky“ a potom kliknite na „OK“.
Váš zoznam z Excelu sa teraz zlúči do menoviek v programe Word.
Zostáva už len vytlačiť štítky a odoslať poštu!
