I Microsoft Excel är det en vanlig uppgift att hänvisa tilltill celler på andra kalkylblad eller till och med i olika Excel-filer. Till att börja med kan detta verka lite skrämmande och förvirrande, men när du först har förstått hur det fungerar är det inte så svårt.
I den här artikeln ska vi titta på hur du refererarett annat ark i samma Excel-fil och hur man refererar till en annan Excel-fil. Vi täcker också saker som hur man refererar till ett cellintervall i en funktion, hur man gör saker enklare med definierade namn och hur man använder VLOOKUP för dynamiska referenser.
Hur man hänvisar till ett annat ark i samma Excel-fil
En grundläggande cellreferens skrivs som kolumnbokstaven följt av radnumret.
Så hänvisar cellreferensen B3 till cellen i skärningspunkten mellan kolumn B och rad 3.
När det hänvisas till celler på andra ark föregås denna cellreferens med det andra arkets namn. Nedan visas till exempel en referens till cell B3 på ett arknamn "januari."
=January!B3
Utropsteget (!) Separerar arknamnet från celladressen.
Om arknamnet innehåller mellanslag måste du bifoga namnet med enstaka citattecken i referensen.
='January Sales'!B3
För att skapa dessa referenser kan du skriva dem direkt i cellen. Men det är lättare och mer pålitligt att låta Excel skriva referensen för dig.
Skriv ett lika tecken (=) i en cell, klicka på arkfliken och klicka sedan på cellen som du vill korsreferenser.
När du gör detta skriver Excel referensen för dig i formelfältet.
Tryck på Enter för att slutföra formeln.
Hur man hänvisar till en annan Excel-fil
Du kan hänvisa till celler i en annan arbetsbok med samma metod. Se bara till att du har den andra Excel-filen öppen innan du börjar skriva formeln.
Skriv ett lika tecken (=), växla till den andra filen och klicka sedan på cellen i den fil du vill referera. Tryck på Enter när du är klar.
Den fullständiga korsreferensen innehåller det andra arbetsboknamnet medföljer i fyrkantiga parentes, följt av arkenamnet och cellnumret.
=[Chicago.xlsx]January!B3
Om fil- eller arknamnet innehåller mellanslag, måste du bifoga filreferensen (inklusive fyrkantiga parenteser) i en enda citattecken.
='[New York.xlsx]January'!B3
I det här exemplet kan du se dollartecken ($) bland celladressen. Detta är en absolut cellreferens (Läs mer om absoluta cellreferenser).
När man refererar till celler och intervall på olika Excel-filer görs referenser absoluta som standard. Du kan ändra detta till en relativ referens vid behov.
Om du tittar på formeln när den refererade arbetsboken stängs kommer den att innehålla hela sökvägen till den filen.
Även om du skapar referenser till andra arbetsböckerär enkelt, de är mer mottagliga för problem. Användare som skapar eller byter namn på mappar och flyttar filer kan bryta dessa referenser och orsaka fel.
Att lagra data i en arbetsbok, om möjligt, är mer pålitlig.
Hur man korsar referens till ett cellområde i en funktion
Att hänvisa till en enda cell är tillräckligt användbart. Men du kanske vill skriva en funktion (som SUM) som refererar till ett antal celler på ett annat kalkylblad eller arbetsbok.
Starta funktionen som vanligt och klicka sedan på arket och cellintervallet - på samma sätt som i tidigare exempel.
I följande exempel summerar en SUM-funktion värdena från intervallet B2: B6 på ett kalkylblad som heter Sales.
=SUM(Sales!B2:B6)
Hur man använder definierade namn för enkla korsreferenser
I Excel kan du tilldela ett namn till en cell ellerintervall av celler. Detta är mer meningsfullt än en cell- eller intervalladress när du tittar tillbaka på dem. Om du använder många referenser i kalkylarket kan namnet på dessa referenser göra det mycket lättare att se vad du har gjort.
Ännu bättre är detta namn unikt för alla kalkylblad i Excel-filen.
Vi kan till exempel namnge en cell 'ChicagoTotal' och då skulle korsreferensen läsa:
=ChicagoTotal
Detta är ett mer meningsfullt alternativ till en standardreferens som denna:
=Sales!B2
Det är enkelt att skapa ett definierat namn. Börja med att välja den cell eller cellintervall som du vill namnge.
Klicka i Namnrutan i det övre vänstra hörnet, skriv namnet du vill tilldela och tryck sedan på Enter.
När du skapar definierade namn kan du inte användautrymmen. Därför har orden i detta exempel förenats i namnet och separerats med en stor bokstav. Du kan också skilja ord med tecken som bindestreck (-) eller understreck (_).
Excel har också en Name Manager som göratt övervaka dessa namn i framtiden enkelt. Klicka på Formler> Namnhanterare. I fönstret Namnhanterare kan du se en lista över alla de definierade namnen i arbetsboken, var de är och vilka värden de för närvarande lagrar.
Du kan sedan använda knapparna längst upp för att redigera och ta bort dessa definierade namn.
Hur du formaterar data som en tabell
När du arbetar med en omfattande lista med relaterade data, kan Excel-funktionen Format som tabell förenkla hur du refererar till data i den.
Ta följande enkla tabell.
Detta kan formateras som en tabell.
Klicka på en cell i listan, växla till fliken "Hem", klicka på knappen "Formatera som tabell" och välj sedan en stil.
Bekräfta att cellintervallet är korrekt och att tabellen har rubriker.
Du kan sedan tilldela ett meningsfullt namn till ditt bord från fliken "Design".
Sedan, om vi behövde summera försäljningen av Chicago, kan vi hänvisa till tabellen med dess namn (från valfritt ark), följt av en fyrkantig konsol ([) för att se en lista över tabellens kolumner.
Markera kolumnen genom att dubbelklicka på den i listan och ange en stängande fyrkantig konsol. Den resulterande formeln skulle se ut så här:
=SUM(Sales[Chicago])
Du kan se hur tabeller kan göra referensdata för aggregeringsfunktioner som SUM och AVERAGE enklare än standardarkreferenser.
Denna tabell är liten för demonstrationsändamål. Ju större bordet och desto fler ark du har i en arbetsbok, desto fler fördelar ser du.
Hur man använder VLOOKUP-funktionen för dynamiska referenser
De referenser som hittills använts i exemplen har alla fixerats till en specifik cell eller cellintervall. Det är bra och är ofta tillräckligt för dina behov.
Men vad händer om cellen du refererar har potential att ändras när nya rader sätts in eller någon sorterar listan?
I de scenarierna kan du inte garantera att det värde du vill fortfarande finns i samma cell som du ursprungligen refererade till.
Ett alternativ i dessa scenarier är att använda en sökningsfunktion i Excel för att söka efter värdet i en lista. Detta gör det mer hållbart mot ändringar på arket.
I följande exempel använder vi VLOOKUP-funktionen för att slå upp en anställd på ett annat ark med deras anställds ID och sedan returnera deras startdatum.
Nedan finns en lista över medarbetare.
VLOOKUP-funktionen ser ner den första kolumnen i en tabell och returnerar sedan information från en specificerad kolumn till höger.
Följande VLOOKUP-funktion söker efter medarbetar-ID som matats in i cell A2 i listan ovan och returnerar datumet som anslutits från kolumn 4 (tabellens fjärde kolumn).
=VLOOKUP(A2,Employees!A:E,4,FALSE)
Nedan visas en illustration av hur denna formel söker i listan och returnerar rätt information.
Det fantastiska med denna VLOOKUP jämfört med tidigare exempel är att den anställda hittas även om listan ändras i ordning.
Notera: VLOOKUP är en oerhört användbar formel, och vi har bara repat upp ytan på dess värde i den här artikeln. Du kan lära dig mer om hur du använder VLOOKUP från vår artikel om ämnet.
I den här artikeln har vi tittat på flera sättför korsreferens mellan Excel-kalkylark och arbetsböcker. Välj den metod som fungerar för din uppgift och att du känner dig bekväm att arbeta med.
