Villkorlig formatering låter dig formatera celler iett Excel-kalkylblad baserat på cellernas innehåll. Till exempel kan du få en cell att bli röd när den innehåller ett nummer lägre än 100. Du kan också använda villkorlig formatering för att markera en hel rad?
RELATERAD: Använda villkorad cellformatering i Excel 2007
Om du aldrig har använt villkorlig formateringtidigare kanske du vill titta på Använda villkorad cellformatering i Excel 2007. Det är för en tidigare version av Excel, men gränssnittet har verkligen inte förändrats mycket. Den guiden talar om att formatera specifika celler baserat på deras innehåll. Säg till exempel att du använder ett kalkylblad för att spåra timmar som anställda har arbetat. Du kan använda villkorlig formatering för att färga cellerna röda där en anställd har arbetat mer än åtta timmar under en viss dag.
Men vad händer om du ville använda ett cellvärde för att markera Övrig celler? I exemplet vi använder för den här artikeln har vi ett litet kalkylblad med filmer och bara ett par detaljer om dessa filmer (för att hålla tankarna enkla). Vi kommer att använda villkorlig formatering för att markera alla rader med filmer som gjordes före 1980.
Steg ett: Skapa ditt bord
Uppenbarligen är det första du behöver en enkel tabell som innehåller dina data. Uppgifterna behöver inte vara endast text; du kan använda formler fritt. För närvarande har ditt bord ingen formatering alls:
Steg två: Formatera ditt bord
Nu är det dags att formatera ditt bord om du vill. Du kan använda Excel's "enkla" formateringsverktyg eller ta en mer praktisk tillvägagångssätt, men det är bäst att bara formatera de delar som inte påverkas av villkorlig formatering. I vårt fall kan vi säkert sätta en gräns för tabellen, samt formatera rubrikraden.
Steg tre: Skapa villkorliga formateringsregler
Nu kommer vi till kött och potatis. Som vi sade från början, om du aldrig har använt villkorlig formatering tidigare, bör du förmodligen kolla in vår tidigare primer om ämnet och när du har kommit ner det, kom tillbaka hit. Om du redan är lite bekant med villkorlig formatering (eller bara äventyrlig), låt oss fortsätta.
Välj den första cellen i den första raden du vill formatera, klicka på knappen "Villkorlig formatering" i avsnittet "Stilar" på fliken "Hem" och välj sedan "Hantera regler" på rullgardinsmenyn.
I fönstret "Villkorlig formateringsreglerhanterare" klickar du på knappen "Ny regel".
I fönstret "Ny formateringsregel" väljer du“Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras”. Detta är den svåraste delen. Din formel måste utvärdera till ”Sant” för att regeln ska gälla och måste vara tillräckligt flexibel så att du kan använda den över hela tabellen senare. Här använder vi formeln:
=$D4<1980
De =$D4 del av formeln anger adressen till den cell jag vill undersöka. D är kolumnen (med filmens släppdatum), och 4 är min nuvarande rad. Notera dollartecknet före D . Om du inte inkluderar den här symbolen, kommer den att undersöka E5 när du använder villkorlig formatering på nästa cell. Istället måste du ange att ha en "fast" kolumn ( $D ) men en "flexibel" rad ( 4 ), eftersom du kommer att tillämpa den här formeln i flera rader.
De <1980 del av formeln är villkoret som måstevara uppfyllda. I det här fallet kommer vi att ha ett enkelt villkor - numret i utgivningsdatum kolumnen bör vara mindre än 1980. Naturligtvis kan du använda mycket mer komplexa formler om du behöver.
Så på engelska är vår formel sant när cellen i kolumn D i den aktuella raden har ett värde mindre än 1980.
Därefter definierar du formateringen som händer om formeln är sann. I samma fönster "Ny formateringsregel" klickar du på knappen "Format".
Gå igenom flikarna i fönstret "Format celler"och justera inställningarna tills du får det utseende du vill ha. I vårt exempel kommer vi bara att ändra påfyllningsfärgen till grön på fliken "Fyll". När du har gjort din formatering klickar du på "OK" -knappen.
Tillbaka i fönstret "Ny formateringsregel" kan du nu se en förhandsvisning av din cell. Om du är nöjd med hur allt ser ut klickar du på "OK" -knappen.
Du borde nu vara tillbaka till ”VillkorligtFormatera reglerhanteraren ”-fönstret. Flytta fönstret lite tills du kan se ditt kalkylblad bakom det och klicka sedan på knappen "Apply". Om formateringen av din valda cell ändras betyder det att din formel är korrekt. Om formateringen inte ändras måste du gå några steg tillbaka och justera din formel tills den fungerar. Här kan du se att vår formel fungerade, och cellen vi valde är nu fylld med grönt.
Nu när du har en arbetsformel är det dags attapplicera det över hela tabellen. Som ni kan se ovan gäller formateringen just nu den cell vi började med. I fönstret "Villkorlig formateringsreglerhanterare" (som fortfarande ska vara öppet) klickar du på uppåtpilen till höger om fältet "Gäller".
Fönstret ”Villkorlig formateringsreglerhanterare” kollapsar och ger dig åtkomst till kalkylarket. Dra för att ändra storlek på det aktuella valet över hela tabellen (med undantag för rubrikerna).
När du är klar klickar du på nedåtpilen till höger om adressfältet för att komma tillbaka till hela fönstret "Villkorlig formateringsreglerhanterare".
Observera att fältet "Gäller" nu innehåller enintervall med celler istället för bara en enda adress. Klicka på "Apply" -knappen igen så ser du hela tabellen formaterad enligt din regel. I vårt exempel kan du se att hela raderna som innehåller filmer gjorda före 1980 är fyllda med grönt.
Det är allt! Om du har mer komplexa behov kan du skapa ytterligare formler. Och naturligtvis kan du göra dina formler mycket mer komplexa än det enkla exemplet vi har använt här. Du kan till och med använda villkorlig formatering mellan olika kalkylark, så att celler eller rader i ett kalkylblad formateras på olika sätt beroende på data i ett helt annat ark. Lek med de tekniker vi har behandlat, och på kort tid skapar du intrikata kalkylblad med data som dyker upp direkt på skärmen.
