Microsoft Words Find and Replace-funktion är intebara för att ersätta text. Du kan också använda Sök och ersätt för att hitta specifika typer av formatering i hela dokumentet och till och med ersätta den formateringen med något annat.
När är det bra att hitta och ersätta formatering?
Det finns många sätt att använda Sök och ersätt förformatering, men när bör du överväga att använda Sök och ersätt istället för att tillämpa manuella formateringsändringar eller använda andra alternativ som Formatmåleren?
Ibland är det vettigt att tillämpa formateringändras manuellt. Om du till exempel behöver ändra färgen på all text eller ta bort alla instanser av fet text i ditt dokument kan du göra det genom att välja alla (Ctrl + A) och sedan använda den ändring du vill ha. Om du behöver kontrollera vad som förändras och vad som inte gör det mer exakt kan du vara bättre på att gå igenom ditt dokument och göra dessa ändringar för hand.
Det finns dock tillfällen då Hitta och ersättkan hjälpa dig att spara tid genom att tillämpa formateringsändringar snabbare och enklare än manuell formatering. Du kan använda Sök och Ersätt för att söka efter och ändra både karaktärs- och styckeformatering.
Här är några exempel när det kan vara användbart:
- Du har använt en typ av teckenformateringgenom hela dokumentet och vill ändra det till en annan typ av formatering. Till exempel, säg att du använde kursiv som betoning och att du nu vill ta bort den formateringen.
- Du har ett visst ord eller fras som duvill använda (eller ändra) teckenformatering. Till exempel kan du säga att du upprepar frasen "Little Red Riding Hood" i hela ditt dokument, och du har nu beslutat att du vill att den frasen ska använda ett annat teckensnitt och röd text.
- Du har använt en viss styckeformatering(justering, intryck, avstånd osv.) och du vill ändra det. Till exempel kan du säga att du ställer in specifika stycken som ska anpassas till vänster och ha en viss intryck, och nu vill du ta bort den intryckningen och centrera dem.
Nu ja, med lite framsyn kunde du ha ställt inupp karaktärs- och styckestilar och applicera dem sedan noggrant i hela ditt dokument. Det skulle göra att man ändrar några av dessa saker mer hanterbara. Men när framsynen vänder sig till efterhand, kan Sök och ersätt hjälpa dig att få jobbet gjort.
Är du redo att se det i aktion?
Använd Sök och ersätt för att ändra karaktärsformatering
När det gäller att hitta och ersättaformatering, kan du skapa en sökning efter bara specifika typer av formatering, eller så kan du göra det i kombination med att söka efter text (du kan till och med bli snygg och kombinera den med jokertecken för att ytterligare förfina dina sökningar).
Om du bara vill arbeta med karaktärformatering
Om du vill söka efter formatering utanmedföljande text är det enkelt. Låt oss ta exemplet från tidigare där vi har beslutat att vi vill ta bort förekomster av kursiv text. Avbryt dialogrutan Sök och ersätt genom att gå till Hem> Ersätt eller tryck på Ctrl + H.
Klicka på fliken Ersätt för att placera din infogningspunkt i rutan "Hitta vad". Klicka sedan på rullgardinsmenyn "Format" och välj alternativet "Font".
I fönstret Hitta teckensnitt klickar du på alternativet "Kursiv" (eller vilken formatering du vill söka efter) och klicka sedan på "OK."
Tillbaka i fönstret Sök och ersätt kan du se att formateringsvalet nu är listat under rutan "Hitta vad" för att hjälpa dig hålla reda på vad du söker.
Placera nu insättningspunkten i ”ErsättMed ”-ruta, gå tillbaka Format> Teckensnitt och välj alternativet” Regular ”den här gången. När du är klar ser du att formateringen visas under rutan "Ersätt med".
Lägg märke till hur det står "Inte fet" och "Inte kursiv." Du kan inte använda den här tekniken för att ändra från en typ av formatering till en annan - bara för att lägga till eller ta bort formatering.
I alla fall är du redo att söka. Tryck på knappen "Sök nästa" för att få Word att hitta och markera nästa förekomst av vad du söker efter. Här hittar vi vårt nästa kursiverade ord. Klicka på "Ersätt" för att göra ändringen. Tryck på “Hitta nästa” för att hitta nästa förekomst och upprepa. Om du känner dig lycklig kan du också trycka på "Ersätt alla" -knappen för att få Word att gå vidare och ersätta allt det hittar utan att du behöver kontrollera var och en, men vi rekommenderar att du sparar eller gör en kopia av ditt dokument innan du gör det.
Om du vill arbeta med karaktärformatering och text
Lätt nog, men vad händer om du vill arbeta med både formatering och text samtidigt? Låt oss ta ett större exempel.
Säg att du precis har skrivit och formaterat aoch för företagsnamnet ”Lorem Incorporated” använde du fet, kursiv och blå typsnittsfärg för betoning. Ditt dokument ser ut så här:
Din chef granskar din rapport och ber dig göra detta bort den blå färgen, fetstil och kursiv. Du måste också ändra "Lorem Incorporated" till "Lorem Inc.". Du måste göra ändringarna snabbt och sedan skicka den reviderade rapporten till din chef så snart som möjligt. Du kan göra allt detta enkelt via Sök och ersätt.
Avbryt dialogrutan Sök och ersätt genom att gå till Hem> Ersätt eller tryck på Ctrl + H.
Skriv "Lorem Incorporated" i rutan "Hitta vad". Klicka på "Mer" -knappen för att utöka alternativet Sök och ersätt om de inte redan visas.
Klicka sedan på "Format" -knappen längst ner till vänster och klicka sedan på alternativet "Font".
I fönstret Hitta teckensnitt klickar du på typsnittet "Fet kursiv". Välj den blå färgen (som för närvarande tillämpas på texten) på rullgardinsmenyn "Font Color". Klicka på "OK" när du är klar.
Lägg märke till att de formatval du just har gjort visas under rutan "Hitta vad".
Nästa typ "Lorem Inc." i rutan "Ersätt med". Klicka på "Format" -knappen igen och klicka sedan på "Font."
Välj typsnittet "Vanlig" och på rullgardinsmenyn "Teckensfärg" väljer du "Automatisk" (som standard är svart). Klicka på "OK" när du är klar.
Nu kan du använda "Hitta nästa" och "Ersätt"för att gå igenom varje händelse i ditt dokument eller klicka på knappen "Ersätt alla" för att ändra alla händelser samtidigt. Om du använder "Ersätt alla" rekommenderar vi att du först sparar eller skapar en kopia av ditt dokument.
Använd Sök och ersätt för att ändra styckeformatering
Du kan också använda Sök och ersätt för att arbeta medavsnittnivåformatering, och det fungerar nästan på samma sätt som att arbeta med formatering på teckennivå. Du kan till och med använda den för att hitta och ersätta formatering av tecken och stycken samtidigt om du vill.
Men låt oss ta ett mer tydligt exempel påse hur det fungerar. Låt oss säga att vi har kopierat och klistrat in några stycken från ett annat Word-dokument för att använda i vårt dokument. I vårt dokument använder vi standardlinjeavstånd där det inte finns något extrautrymme före stycken och 8pt avstånd efter stycken.
Av någon anledning är dokumentet vi drar stycken från inställt för att använda 18 pst avstånd båda tidigare och efter stycken. Vi klistrar in texten med formatering eftersom vi vill behålla formateringen på teckennivå som fet text.
Resultaten ser inte bra ut eftersom avsnittet vi kopierade och klistrat har mycket mer utrymme före och efter det än våra andra stycken gör.
Ett sätt att fixa detta skulle nu vara att slå Ctrl + Aför att välja hela dokumentet och sedan ange radavstånd för alla stycken i dokumentet till deras standardvärden. Men vad händer om vi hade några stycken där vi hade justerat linjeavstånd och ville behålla det?
Du gissade det - Hitta och ersätt räddningen. Avfyra den igen från Hem> Byt ut eller genom att slå Ctrl + H.
Placera din infogningspunkt i rutan "Hitta vad", öppna rullgardinsmenyn "Format" och välj alternativet "Paragraf".
I fönstret Hitta stycke väljer duformatering som du vill söka efter. I vårt fall söker vi efter stycken där avståndet före och efter är 18 pkt. När du är klar klickar du på "OK."
Du kommer nu att se den formateringen som listas under rutan "Hitta vad".
Placera nu din infogningspunkt i rutan "Ersätt med", öppna rullgardinsmenyn "Format" igen och klicka på "Paragraf."
Den här gången ställer du in den formatering du vill användasom ersättare. Vi kommer med Words standard för inget avstånd före och 8 efter - samma som i resten av vårt dokument. Klicka på "OK" när du har konfigurerat det.
Nu är du redo att söka. Tryck på knappen "Sök nästa" för att få Word att hitta och markera nästa förekomst av vad du söker efter. Här hittar vi vårt konstigt fördelade stycke. Klicka på "Ersätt" för att göra ändringen. Tryck på “Hitta nästa” för att hitta nästa förekomst och upprepa. Du kan också trycka på "Ersätt alla" -knappen för att få Word att gå vidare och ersätta allt det hittar utan att du behöver kontrollera var och en, men vi rekommenderar att du sparar eller gör en kopia av ditt dokument innan du gör det.
Och efter att vi har utfört vår ersättning har vi nu fått ett avsnitt på avstånd precis som våra andra.
Du kan bli mycket mer sofistikerad med dinsökningar än de enkla exemplen som vi har gett här. Du kan kombinera flera olika typer av tecken- och styckeformatering i en enda sökning. Du kan till och med använda jokertecken och andra specialtecken för att bli mer kreativ med den specifika texten du hittar. Men det borde räcka för att komma igång!
