Om du vill hålla Outlook 2010 rent och springa snabbare är en metod att ställa in AutoArchive-funktionen. Idag visar vi dig hur du konfigurerar och hanterar funktionen i Outlook 2010.
Med hjälp av AutoArchive kan du hantera utrymme i din brevlåda eller på e-postservern genom att flytta äldre objekt till en annan plats på din hårddisk.
Aktivera och konfigurera automatisk arkiv
I Outlook 2010 är Auto Archive inte aktiverat som standard. För att slå på den, klicka på Arkiv-fliken för att öppna Backstage View och sedan på Alternativ.
Fönstret för alternativ i Outlook öppnas och klicka sedan på Avancerat och sedan på knappen AutoArchive Settings.
Fönstret AutoArchive öppnas och du kommer att märka att allt är grått. Markera rutan bredvid Kör AutoArchive varje ...
Obs! Om du väljer alternativet Radera gamla objekt permanent, kommer inte e-post att arkiveras.
Nu kan du välja inställningarna för hur du villför att hantera AutoArchive-funktionen. Välj hur ofta du vill att den ska köras, fråga innan funktionen körs, var du vill flytta objekt och andra åtgärder du vill hända under processen. När du har gjort dina val klickar du på OK.
Konfigurera enskilda mappar manuellt
För mer kontroll över enskilda mappar som arkiveras, högerklicka på mappen och klicka på Egenskaper.
Klicka på fliken AutoArchive och välj de inställningar du vill ändra för den mappen. Till exempel kanske du inte vill arkivera en viss mapp eller flytta arkiverade data till en specifik mapp.
Om du vill arkivera och säkerhetskopiera ett objekt manuellt klickar du på fliken Arkiv, Rensningsverktyg och sedan Arkiv.
Klicka på alternativknappen bredvid Arkivera den här mappen och alla undermappar. Välj den mapp du vill arkivera. I det här exemplet vill vi arkivera den här mappen till en egen plats.
PST-filerna sparas i din dokumentmapp och om du behöver komma åt dem vid ett senare tillfälle kan du göra det.
När du har installerat AutoArchive kan du hitta objekt i de arkiverade filerna. Expandera arkivmappen i listan i navigeringsfönstret. Du kan sedan visa och komma åt dina meddelanden.
Du kan också komma åt dem genom att klicka på Arkiv-fliken Öppna och sedan Öppna Outlook-datafil.
Sedan kan du bläddra till den arkiverade filen du vill öppna.
Arkivering av gamla e-postmeddelanden är ett bra sätt att hjälpa till att hålla enfin ren brevlåda, hjälpa till att påskynda din Outlook-upplevelse och spara utrymme på e-postservern. Det andra trevliga är att du kan konfigurera dina e-postarkiv och specifika mappar för att tillgodose dina e-postbehov.
