Outlook använder inte mycket om du inte har kontakter. Visst, du kan ange e-postadresser när du går, men det är tidskrävande och felutsatt. Det är bättre att ha dina kontakter redan i Outlook, så att du kan ta bort ett snabbmeddelande med bara några klick.
I en nyligen artikeln diskuterade vi hur man fårbörjade använda Outlook, och idag vill vi utvidga det till att inkludera arbeta med kontakter. Dina kontakter kommer att vara centrum för din Outlook-upplevelse, de som du korresponderar med och hur du använder applikationen.
Som du kan förvänta dig kan du göra mycket kontakthantering med Outlook, och det är mycket meningsfullt att ha en adressbok inrättad innan du börjar använda den.
Skapa en adressbok
För att börja hantera dina kontakter, det förstadu vill göra är att öppna People-läget så att du kan komma igång. Det finns ganska många sätt att lägga till kontakter i din adressbok. I början kommer du sannolikt att importera din adressbok från en annan källa som din webbmail eller annat e-postprogram.
Observera att du är för varje e-postkonto du harkommer att ha en adressbok. I den här situationen har vi en lokal adressbok för vår lokala Outlook-datafil, och vi har en annan kopplad till vårt e-postkonto.
Låt oss under alla omständigheter täcka grunderna så att omdu har inte en adressbok att importera, du kan börja lägga till kontakter manuellt. I följande skärmdump ser vi en del av vår nya adressbok, som är helt tom, för tillfället.
För att starta, klicka bara på knappen "Ny kontakt" ochdet öppnar ett nytt kontaktfönster. Det första som kan hoppa ut mot dig är hur upptagen det verkar men inte rädsla, om du tittar förbi de många funktionerna på bandet ser du att det är en ganska standard, kontaktformulär.
Låt oss skära till jaget då och skapa en kontaktför How-To Geek genom att fylla i lämpliga värden. Du kan också lägga till en bild, vilket är onödigt, men ändå en fin touch till den intetsägande, tråkiga adressboken.
När du är klar med att ange din kontakt ellerkontakter, vill du antingen klicka på "Spara & stäng" eller så kan du klicka på "Spara & nytt" för att skapa en annan kontakt. Låt oss göra det. Vi har valet mellan att skapa en helt ny kontakt eller en ny kontakt för samma företag.
I det här fallet väljer vi det senare för att spara tid på att skriva, varefter vi klickar på "Spara & stäng" för att avslöja våra nya adressboksposter.
Inte illa, vi har redan två kontakter vi kan skicka e-post men, man, är detta tidskrävande. Det skulle vara mycket lättare om vi kunde flytta kontaktinformation från en annan källa till Outlook.
Om du använder en webbmailtjänst eller en annan, dinkontakter finns troligen där och kommer att behöva importeras till Outlook. Om du vill ange varje kontakt en efter en, är du säkert välkommen att göra det, men vi rekommenderar att du importerar din huvudkontaktlista, oavsett om det kommer från Thunderbird eller Gmail eller en annan e-posttjänst.
Importera och exportera kontaktposter
Oavsett om du använder Gmail eller Yahoo Mail!, eller så har du ett e-postkonto från 1997 som du noggrant har behållit och underhållit, kontakter och allt, oundvikligen kan du behöva lägga kontakter i dina Outlook-kontakter i en massa.
För att göra detta kan du exportera kontakter från en annankälla och importera dem sedan till Outlook. Normalt åstadkoms detta enkelt genom att bara öppna inställningarna eller alternativen från ditt e-postkonto eller klient och sedan välja alternativet för exportkontakter.
Normalt är allt du behöver göra då att importeradem till Outlook. Detta är en ganska enkel process och det kommer att vara liknande i de flesta e-postapplikationer. Vi rekommenderar att du läser vår artikel, som förklarar hur du exporterar och importerar kontakter till Outlook, och vice versa.
vCard? Vad är ett vCard?
Du kanske har hört vCards (Virtual Card File eller.VCF), kanske har du till och med fått en eller använda en. vCards, är ett vanligt elektroniskt visitkortformat som du kan utbyta med andra, till exempel genom en e-postsignatur eller bilaga.
Oavsett, det finns flera sätt du kanhantera vCard i Outlook. Det mest troliga scenariot är där du kan behöva importera en kontakt från eller exportera till ett vCard. How-To Geek har en fullständig beskrivning av denna process, som snabbt kommer att ta dig upp på det.
Ibland kan du ha många vCard-kort lagrade i enenda vCard-fil. Om du försöker konvertera den här filen, importeras dock bara det första vCard-kortet i filen. För att övervinna denna begränsning måste du först konvertera till en .CSV-fil och sedan importera den till Outlook. Vi rekommenderar att du läser den här artikeln för en fullständig beskrivning av processen.
Slutligen kan du exportera alla dina kontakter tillenskilda vCards eller en enda master vCard, som beskrivs i föregående stycke. Återigen har vi en fantastisk liten handledning om hur du gör detta, så med det bör du vara uppdaterad med hur du får vCard in och ut ur Outlook med relativt enkelhet.
Skapa och hantera kontaktgrupper
Låt oss diskutera grupper nu eftersom vi snabbt kan sprida ett meddelande till en utvald grupp själar försäkrar att du inte glömmer att inkludera någon och sparar dig från att skriva varje namn i fältet till:
För att skapa en kontaktgrupp, klicka på "Ny kontaktgrupp" i bandet.
När du är öppen måste du först bestämma vad du görvill ringa din grupp (här kallar vi vår ”CES 2015”) och klickar sedan på ”Lägg till medlemmar” och välj ”Från Outlook-kontakter.” Du kan också skapa en ny kontakt i farten eller välja en annan adressbok, till exempel om du ville ta med folk från ditt företags katalog.
Från listan väljer vi våra gruppmedlemmar. Kom ihåg att du kan välja medlemmar genom att hålla “CTRL” och vänsterklicka på varje medlem. Oavsett, när du vill lägga till nya medlemmar väljer du namn eller namn och klickar på "Medlemmar ->" -knappen, som lägger till dem i gruppen.
När du är klar klickar du på "OK."
Du kommer tillbaka till gruppledningenskärmen, där du kan granska medlemmarna i din nya grupp och göra andra ändringar. Till exempel kan du vidarebefordra gruppen som en Vcard- eller Outlook-kontakt, lägga till anteckningar om gruppen, skicka e-post till hela gruppen eller skapa ett möte med endast de gruppmedlemmarna.
I vårt fall kommer vi bara att klicka på "Spara &Stäng ”för att officiellt skapa gruppen och återgå till huvudfönstret i Outlook. Vi ser nu vår nya grupp i vår kontaktlista, betecknad med gruppikon. Till höger kan du se gruppmedlemmen och det finns ikoner för att utföra åtgärder. I det här exemplet är det bara e-postikonen tillgänglig, liksom knappen "Redigera".
Observera att det snabbaste sättet att skicka e-post tillgrupp är att helt enkelt skriva namnet på det i fältet till: så i detta fall kan vi skriva “CES 2015” och Outlook skulle veta att skicka meddelandet till alla i den gruppen.
People Options
Om du klickar på "File -> Options" kan du konfigurera Outlook på ett antal sätt i flera olika kategorier.
Här är dina folkalternativ. Till skillnad från andra kategorier i Outlook-alternativen är People-alternativen få och ganska enkla att sortera.
De alternativ du hittar här låter dig bestämma hur namn lagras, om du vill visa ett extra index och visa onlinestatus och fotografier.
Att hantera Outlook-kontakter är ganska enkelt, mensom du har sett kan du göra mycket mer åt dem för att hålla dem ordentligt underhållna. Det ger mycket mer att runda ut din Outlook-upplevelse om du har mer information i dina kontakter än bara ett namn och e-postadress.
Som sagt, om du fortfarande är delvis att användanågot som Gmail som din primära e-postleverantör, så kan du fortfarande använda Outlook för att hjälpa dig att hantera dina kontakter samtidigt som de hålls synkroniserade med ditt Gmail-konto.
