คุณอาจมีข้อความที่พิมพ์บ่อยๆในเอกสาร Word ของคุณเช่นที่อยู่ แทนที่จะพิมพ์ข้อความนี้ใหม่ทุกครั้งที่ต้องการคุณสามารถใส่ข้อความธรรมดานี้ลงในเอกสาร Word หนึ่งเอกสารและอ้างอิงในเอกสารอื่น - มันจะอัปเดตโดยอัตโนมัติในเอกสารทั้งหมดของคุณหากคุณเปลี่ยนแปลง
สมมติว่าคุณต้องการใส่ที่อยู่ในส่วนท้ายของเอกสารของคุณ แต่ที่อยู่เปลี่ยนไปเป็นครั้งคราว คุณสามารถจัดเก็บที่อยู่ในเอกสาร Word ทั่วไปที่แยกต่างหากและใช้ฟิลด์ในรายงานของคุณเพื่อดึงข้อความจากเอกสารทั่วไปและอัปเดตเมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลง เราจะแสดงวิธีการนี้ให้คุณทราบ
เพื่อเริ่มต้นสร้างเอกสาร Word ใหม่ที่จะใช้เป็นที่เก็บข้อมูลของคุณสำหรับที่อยู่ที่คุณต้องการแทรกลงในเอกสาร Word อื่น ๆ บันทึกไว้ในสถานที่ที่จะสามารถเข้าถึงได้โดยเอกสารอื่น ตัวอย่างเช่นอย่าบันทึกลงในไดรฟ์เครือข่ายที่คุณไม่สามารถเข้าถึงได้เสมอ
เราจะใช้บุ๊กมาร์กเพื่ออ้างถึงที่อยู่ในเอกสารทั่วไปของเรา พิมพ์สตริงข้อความที่คุณต้องการแทรกลงในเอกสารอื่น ๆ (ในกรณีของเราคือที่อยู่) สร้างบุ๊กมาร์กโดยการไฮไลต์ชื่อและไปที่แทรก> บุ๊กมาร์กและตั้งชื่อเช่น "ที่อยู่" ดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับบุ๊คมาร์คใน Word สำหรับข้อมูลในการสร้าง
โปรดทราบว่าชื่อบุ๊คมาร์คไม่สามารถมีช่องว่างใด ๆ เราขอแนะนำให้ใส่ชื่อบุ๊กมาร์กข้างบนแต่ละรายการในไฟล์ข้อมูลทั่วไปของคุณเพื่อให้คุณทราบได้ง่ายว่าจะใช้ชื่อใดในรายการ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณวางแผนที่จะมีรายการที่ใช้ซ้ำได้จำนวนมากในเอกสารทั่วไปนี้ ในตัวอย่างของเราเราเพิ่มที่อยู่ของเราลงในเอกสารข้อมูลทั่วไปและใส่ชื่อบุ๊กมาร์ก“ ที่อยู่” เหนือรายการ
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการเพิ่มหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษลงในเอกสาร Word
เมื่อคุณเพิ่มรายการลงในสามัญของคุณแล้วเอกสารคุณสามารถบันทึกและปิด เปิดเอกสารที่คุณต้องการแทรกที่อยู่และวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความนั้นดำเนินไป สำหรับตัวอย่างของเราเราจะเพิ่มส่วนท้ายและใส่ที่อยู่ที่นั่น
เราจะใช้รหัสฟิลด์ INCLUDETEXT เพื่ออ้างอิงถึงบุ๊คมาร์คที่เราสร้างในเอกสารทั่วไป ในการดำเนินการนี้ให้กด“ Ctrl + F9” เพื่อใส่เครื่องหมายวงเล็บสำหรับรหัสฟิลด์
หมายเหตุ: คุณไม่สามารถพิมพ์วงเล็บทั่วไปรอบรหัสฟิลด์ได้ คุณต้องใช้“ Ctrl + F9” เพื่อใส่วงเล็บประเภทที่ถูกต้อง
เคอร์เซอร์จะถูกวางไว้โดยอัตโนมัติในระหว่างวงเล็บ พิมพ์ข้อความต่อไปนี้ระหว่างเครื่องหมายวงเล็บแทนที่“ <path to file>” ด้วยพา ธ เต็มแน่นอนเป็น Word ทั่วไปของคุณที่มีชื่อที่คุณต้องการแทรก แทนที่“ <ชื่อบุ๊กมาร์ก>” ด้วยชื่อบุ๊กมาร์กที่คุณกำหนดให้กับรายการในเอกสารทั่วไป
INCLUDETEXT "<path to file>" <bookmark name>
หมายเหตุ: อย่าใส่เครื่องหมายวงเล็บในรหัสฟิลด์
ตัวอย่างเช่นเราพิมพ์ข้อความต่อไปนี้ระหว่างวงเล็บรหัสฟิลด์:
INCLUDETEXT "C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx" Address
หมายเหตุ: คุณต้องใช้แบ็กสแลชสองครั้งในพา ธ เหมือนกับที่เราทำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เครื่องหมายคำพูดแบบตรงไม่ใช่คำพูดอัจฉริยะเมื่อพิมพ์รหัสด้านบนลงในฟิลด์
หากต้องการดึงที่อยู่จากเอกสารทั่วไปและใส่ลงในรหัสเขตข้อมูลที่คุณเพิ่งป้อนให้คลิกขวาที่รหัสเขตข้อมูลและเลือก“ อัปเดตฟิลด์” จากเมนูป๊อปอัพ
ที่อยู่จะแสดงในเอกสาร เครื่องหมายวงเล็บยังคงแสดงอยู่หากคุณมีตัวเลือก“ แสดงบุ๊กมาร์ก” ใน ดูบทความของเราเกี่ยวกับบุ๊กมาร์กเพื่อเรียนรู้วิธีปิดตัวเลือกนี้ นอกจากนี้รหัสเขตอาจถูกแรเงา อย่างไรก็ตามคุณสามารถปิดสิ่งนี้ได้
หากคุณต้องการเปลี่ยนรหัสฟิลด์คุณสามารถทำได้แสดงรหัสอีกครั้งแทนที่จะเป็นผลลัพธ์ ในการทำสิ่งนี้ให้คลิกขวาที่รายการผลลัพธ์และเลือก“ สลับรหัสฟิลด์” จากเมนูป๊อปอัพ ข้อความที่คุณพิมพ์ลงในรหัสสนามจะปรากฏขึ้นอีกครั้งและคุณสามารถแก้ไขได้ เพียงอัปเดตฟิลด์เพื่อแสดงผลลัพธ์ใหม่
เมื่อคุณสร้างเอกสารทั่วไปแล้วคุณสามารถใช้เพื่อเก็บรายการอื่น ๆ ที่คุณพิมพ์ลงในเอกสาร Word ของคุณ เพียงใช้ฟิลด์ INCLUDETEXT แยกต่างหากในเอกสาร Word ของคุณสำหรับข้อมูลแต่ละชิ้นที่คุณต้องการแทรกจากเอกสารทั่วไปของคุณโดยอัตโนมัติ
