เมื่อคุณรู้ว่าคุณกำลังจะออกไปoffice สองสามวันคุณสามารถตั้งค่าผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเพื่อตอบกลับโดยอัตโนมัติแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณกำลังเพลิดเพลินกับวันหยุดของคุณในขณะที่พวกเขาทำงานอยู่
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการจัดการอีเมลใน Outlook ที่ดีขึ้นด้วยขั้นตอนและกฎด่วน
เพื่อสร้างการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook เราจะสร้างเทมเพลตอีเมลพร้อมข้อความที่เราต้องการใช้แล้วสร้างกฎที่จะส่งการตอบกลับพร้อมข้อความนั้นไปยังอีเมลทั้งหมดที่เราได้รับระหว่างช่วงวันที่ที่ระบุ
หมายเหตุ: ต้องเปิด Outlook เพื่อให้กฎทำงานและจะส่งการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเปิดคอมพิวเตอร์และ Outlook ทำงานในขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน
ขั้นตอนที่หนึ่ง: สร้างเทมเพลตข้อความ
ในการสร้างเทมเพลตข้อความใน Outlook ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแท็บ“ หน้าแรก” เปิดใช้งานและคลิกปุ่ม“ อีเมลใหม่” ในส่วนใหม่
ป้อนข้อความที่คุณต้องการส่งเป็นการตอบกลับอัตโนมัติในกล่องข้อความ อย่าป้อนที่อยู่อีเมลถึงหรือหัวเรื่อง จากนั้นคลิกแท็บ "ไฟล์"
คลิก "บันทึกเป็น" ในรายการตัวเลือกทางด้านซ้ายของหน้าจอหลังเวที
ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็นให้เลือก“ เทมเพลต Outlook (* .oft)” จากดรอปดาวน์“ บันทึกเป็นประเภท”
คุณจะถูกนำไปยังโฟลเดอร์แม่แบบผู้ใช้ ป้อนชื่อเทมเพลตในกล่อง "ชื่อไฟล์" โดยคงนามสกุล ".oft" และคลิก "บันทึก"
หากคุณต้องการคัดลอกแม่แบบอีเมลตอบกลับเมื่อไม่อยู่ในสำนักงานของคุณไปยังพีซีเครื่องอื่นหรือสำรองข้อมูลเส้นทางแบบเต็มไปยังโฟลเดอร์แม่แบบผู้ใช้คือ C:Users<username>AppDataRoamingMicrosoftTemplates . แทนที่ <username> ด้วยชื่อผู้ใช้ Windows ของคุณ
ปิดหน้าต่างข้อความโดยคลิกปุ่ม“ X” ที่มุมบนขวา
กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นถามว่าคุณต้องการบันทึกหรือไม่แบบร่างของข้อความ คุณไม่จำเป็นต้องทำเพราะคุณบันทึกเป็นเทมเพลต แต่คุณสามารถทำได้ถ้าต้องการ คลิก "ใช่" หากคุณต้องการบันทึกฉบับร่างหรือ "ไม่" หากคุณไม่ต้องการ
ขั้นตอนที่สอง: สร้างกฎเพื่อตอบกลับข้อความอีเมลใหม่โดยอัตโนมัติ
ตอนนี้เรามีอีเมลตอบกลับไม่อยู่ที่สำนักงานของเราแม่แบบเราจะสร้างกฎเพื่อใช้แม่แบบนั้นเพื่อตอบกลับข้อความทั้งหมดที่เข้ามาในช่วงวันที่ที่ระบุ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแท็บ“ หน้าแรก” เปิดใช้งานอยู่
ในส่วนการย้ายคลิกปุ่ม“ กฎ” และเลือก“ จัดการกฎและการแจ้งเตือน” จากดรอปดาวน์
คุณยังสามารถคลิกแท็บ“ ไฟล์” เพื่อเข้าถึงหน้าจอหลังเวที ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าจอ“ ข้อมูล” ใช้งานได้ (คลิก“ ข้อมูล” ทางด้านซ้ายหากจำเป็น) จากนั้นคลิกปุ่ม“ จัดการกฎและการแจ้งเตือน”
ในกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการใช้กฎนี้ในเมนูแบบเลื่อนลง“ ใช้การเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์นี้” หากคุณต้องการให้กฎนี้นำไปใช้กับบัญชีทั้งหมดของคุณใน Outlook เราจะแสดงวิธีดำเนินการในภายหลังในบทความนี้ คลิกแท็บ“ กฎอีเมล” หากยังไม่ได้ใช้งานจากนั้นคลิกปุ่ม“ กฎใหม่”
ในหน้าจอแรกของกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎในกล่องคลิกที่“ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ” ในส่วน“ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า” ตัวเลือกจะถูกเพิ่มลงในกล่อง“ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้)” ไม่มีสิ่งใดที่ต้องแก้ไขสำหรับส่วนนี้ของกฎดังนั้นคลิกปุ่ม“ ถัดไป” เพื่อดำเนินการต่อ
หน้าจอที่สองในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎช่วยให้คุณสามารถเลือกเงื่อนไขเพื่อตรวจสอบเมื่อคุณได้รับอีเมล หากต้องการส่งการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ในสำนักงานของคุณในช่วงวันที่ที่ระบุให้เลือกช่อง“ ได้รับในช่วงวันที่ที่ระบุ” ในช่อง“ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข” เงื่อนไขถูกเพิ่มลงในกล่อง“ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้)” เช่นเดียวกับก่อนหน้านี้ แต่คราวนี้มีส่วนหนึ่งของคำอธิบายที่จะแก้ไข หากต้องการเพิ่มช่วงวันที่ให้คลิกลิงก์“ ในช่วงวันที่เฉพาะเจาะจง” ในกล่องขั้นตอนที่ 2
ในกล่องโต้ตอบวันที่ได้รับให้ตรวจสอบกล่อง“ After” ให้คลิกที่ดรอปดาวน์และคลิกวันที่ที่คุณต้องการให้มีการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณเริ่มส่งเมื่อวันที่ 8 กุมภาพันธ์ให้เลือก 7 กุมภาพันธ์สำหรับวันที่ภายหลัง
จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่อง“ ก่อนหน้า” เลือกวันที่จากเลื่อนวันที่ไปทางขวาของช่องทำเครื่องหมาย Before วันที่คุณเลือกควรเป็นวันหลังจากที่คุณต้องการให้การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเพื่อหยุดส่ง ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้ 15 กุมภาพันธ์เป็นวันสุดท้ายที่การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณจะถูกส่งให้เลือก 16 กุมภาพันธ์เป็นวันที่ก่อนหน้า
วันที่ที่คุณเลือกจะถูกเพิ่มลงในเงื่อนไขในกล่องขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม“ ถัดไป” ในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎเพื่อดำเนินการต่อ
บนหน้าจอที่สามบนกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎในกล่องคุณเลือกสิ่งที่คุณต้องการทำกับอีเมลขาเข้าระหว่างช่วงวันที่ เราต้องการตอบกลับอีเมลทั้งหมดโดยใช้เทมเพลตที่เราสร้างขึ้นในส่วนแรกดังนั้นเราจึงเลือกช่อง“ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ” ในช่อง“ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการกระทำ” หากต้องการเลือกเทมเพลตที่เราสร้างให้คลิกลิงก์“ เทมเพลตเฉพาะ” ในช่อง“ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้)”
ในกล่องโต้ตอบเลือกเทมเพลตตอบกลับเลือก“ เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์” จากดร็อปดาวน์“ ค้นหาใน”
เลือกเทมเพลตที่คุณสร้าง (ในกรณีของเราเทมเพลต“ ไม่อยู่ที่สำนักงานตอบ”) แล้วคลิกปุ่ม“ เปิด”
เส้นทางแบบเต็มไปยังเทมเพลตที่เลือกจะถูกเพิ่มไปยังการดำเนินการที่เลือก คลิกปุ่ม“ ถัดไป” เพื่อดำเนินการต่อ
ในหน้าจอตัวช่วยสร้างกฎที่สี่คุณสามารถเลือกข้อยกเว้นใด ๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้กับกฎเช่นถ้าคุณต้องการยกเว้นบางคนหรือกลุ่ม (“ ยกเว้นถ้าจากคนหรือกลุ่มสาธารณะ”) เราจะไม่เพิ่มข้อยกเว้นใด ๆ ในกฎของเราดังนั้นคลิกปุ่ม "ถัดไป" เพื่อดำเนินการต่อ
ป้อนชื่อกฎใน“ ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้” กล่อง กล่อง“ เปิดกฎนี้” จะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้นดังนั้นกฎจะเปิดโดยอัตโนมัติ แต่ไม่ต้องกังวล มันจะไม่ทำงานจนกว่าจะหลังจากวันที่ที่คุณระบุ
เราไม่ต้องการเรียกใช้กฎกับข้อความแล้วในกล่องจดหมายของเราดังนั้นไม่ต้องทำเครื่องหมายในช่อง“ เรียกใช้กฎนี้ทันทีกับข้อความที่อยู่ในกล่องจดหมาย” หากคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้ในบัญชีอีเมลทั้งหมดของคุณใน Outlook ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง“ สร้างกฎนี้ในทุกบัญชี” คลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น"
กฎถูกเพิ่มลงในรายการ คลิก“ ตกลง” เพื่อปิดกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือน
ตอนนี้เมื่อมีคนส่งอีเมลถึงคุณในช่วงวันที่คุณระบุพวกเขาจะได้รับข้อความในแม่แบบอีเมลที่คุณสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ
แม้ว่าผู้ส่งจะได้รับอัตโนมัติตอบกลับว่าคุณไม่อยู่ที่สำนักงานคุณยังคงได้รับอีเมลพร้อมไอคอนระบุว่ามีการส่งการตอบกลับอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามคุณสามารถรู้สึกถึงความชอบธรรมในการเพิกเฉยมันจนกว่าคุณจะกลับมา
เมื่อช่วงวันที่ในกฎผ่านไปแล้วกฎจะไม่นำไปใช้กับอีเมลขาเข้า อย่างไรก็ตามคุณยังสามารถปิดกฎได้ หากต้องการทำเช่นนั้นให้เปิดกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนอีกครั้งตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้และยกเลิกการเลือกกล่องทางด้านซ้ายของกฎในรายการ คลิก“ ตกลง” เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
เมื่อคุณใช้กฎนี้เพื่อส่งอัตโนมัติการตอบกลับของสำนักงานการตอบกลับจะถูกส่งไปยังผู้ส่งแต่ละครั้งระหว่างเซสชัน Outlook เดียว เซสชันคือเมื่อคุณเปิด Outlook จนกว่าคุณจะออกจากแอปพลิเคชัน วิธีนี้ป้องกันการตอบกลับซ้ำซ้อนจากการถูกส่งไปยังผู้ส่งรายเดียวกันที่ส่งข้อความถึงคุณหลายข้อความ Outlook ติดตามผู้ที่ได้รับการตอบกลับอัตโนมัติระหว่างแต่ละเซสชัน แต่รายการนี้จะถูกรีเซ็ตเมื่อคุณออกจาก Outlook ดังนั้นเปิด Outlook ไว้ (อย่าออกและเปิดใหม่) ดังนั้นกฎจะทำงานและจะมีการส่งการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ในสำนักงานโดยอัตโนมัติให้กับทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณและผู้ส่งจะไม่ได้รับการตอบกลับนอกสำนักงานหลายครั้ง
