Якщо ви тільки починаєте користуватися Google Таблицями,його широкі можливості та доповнення можуть бути дещо приголомшливими. Ось декілька порад, щоб швидко приступити до використання цієї потужної, безкоштовної альтернативи Microsoft Excel.
Що таке Google Таблиці?
Якщо ви вже чули про Google Таблиці, відчувайтевільно пропускати вперед. Якщо ви ніколи не чули про це, ось короткий курс щодо того, що вам потрібно знати. Ми розглянемо основи та запропонуємо вам ознайомитись із тим, що таке Google Таблиці та як можна негайно розпочати роботу.
Google Sheets - це безкоштовна електронна таблиця на веб-сторінціпрограма, запропонована Google як частина її повного офісного пакету - Google Drive - для конкуренції з Microsoft Office Іншими основними послугами, що входять до хмарного пакету, є Docs (Word) та Slides (Powerpoint).
ПОВ'ЯЗАНІ: Посібник для початківців із Документів Google
Таблиці Google доступні на всіх пристроях іплатформи; все, що вам потрібно, це підключення до Інтернету та веб-браузер (або, у випадку мобільних пристроїв, відповідні програми). Все інше робить Google і впорається з основними тягарями під час роботи програмного забезпечення в хмарі.
Таблиці підтримують кілька різних типів файлів, включаючи XLS, XLSX, XLSM, TXT, ODS та CSV, що дозволяє легко переглядати та конвертувати файли Microsoft Office безпосередньо з Google Drive.
Оскільки «Таблиці» - це електронна електронна таблична програма, ви можете ділитися та співпрацювати з кількома людьми в одному документі, відстежуючи зміни, зміни та пропозиції в режимі реального часу.
Ви чули достатньо? Давайте розпочнемо.
Як зареєструвати рахунок
Перше, що вам потрібно буде зробити, перш ніж зможетевикористання Google Таблиць - це реєстрація в обліковому записі Google (обліковий запис @gmail). Якщо у вас вже є обліковий запис, сміливо переходьте до наступного розділу. Якщо ні, ми розглянемо простий спосіб створити обліковий запис Google і допоможемо вам налаштувати Таблиці.
Перейдіть на сторінку account.google.com, натисніть "Створити акаунт", а потім "Для себе".
На наступній сторінці вам потрібно буде надати певну інформацію, щоб створити обліковий запис, наприклад, імена та прізвища, ім’я користувача та пароль.
Крім того, ви повинні підтвердити свій номер телефону, щоб переконатися, що ви справжня людина, а не бот.
Після підтвердження свого номера телефону,Наступні сторінки вимагають вказати електронну адресу для відновлення, дату народження та стать, а також погодитись із заявою про конфіденційність та умовами надання послуг. Закінчіть це, і ви є новим гордим власником облікового запису Google.
Як створити порожню електронну таблицю
Тепер, коли у вас є обліковий запис Google, настав час створити свою першу електронну таблицю. Перейдіть до Google Sheets і наведіть курсор на різнокольоровий значок "+" у нижньому правому куті.
Знак + перетворюється на зелений значок олівця; натисніть на нього.
Ви також можете ввести sheets.new в адресному рядку та натисніть Enter, щоб автоматично створити та відкрити нову порожню таблицю на поточній вкладці.
Як імпортувати електронну таблицю Microsoft Excel
Навіть якщо ви повністю новачок у Google Таблицях, виможливо, вже є запас файлів Microsoft Excel, які ви хотіли б використовувати. Якщо це так, то все, що вам потрібно зробити, це завантажити всі свої документи в Excel, а решту зробить Google. Хоча він може не підтримувати деякі більш розширені функції та ефекти деяких електронних таблиць Excel, він працює досить добре і завжди додає більше можливостей.
Під час імпортування документа Excel ви можете використовуватиабо Google Sheets, або Drive, щоб завантажити файли. Обидва методи дозволяють перетягувати файл із комп’ютера безпосередньо у веб-браузер для зручного завантаження. На Вашому Диску зберігаються всі завантажені файли, але для зручності, перейшовши на домашню сторінку Таблиць, він відображає лише файли типу електронних таблиць.
На домашній сторінці Google Таблиць натисніть значок папки у верхньому правому куті, перейдіть на вкладку «Завантажити», а потім перетягніть файл Excel із комп’ютера.
Після завантаження файлу Excel, Таблиці автоматично конвертують і відкривають його, готові до того, що ви зможете редагувати, ділитися та співпрацювати.
Щоб відкрити файл Excel, який потрібно відредагувати, який уже завантажено, клацніть файл із зеленим значком «X» біля назви файлу на домашній сторінці Google Таблиць.
Клацніть або переглянути файл Excel, або відредагуйте його в Таблицях у діалоговому вікні, що з’явиться.
Коли закінчите з документом, можетезавантажте його у форматі XLSX або ODS, PDF, HTML, CSV або TSV. Клацніть «Файл»> «Завантажити як», а потім клацніть потрібний формат, і він завантажиться безпосередньо туди, де зберігаються файли з вашого браузера.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як імпортувати документ Excel в таблиці Google
Як співпрацювати над документами з іншими
Однією з найкращих функцій Google Таблиць єможливість генерувати спільне посилання, яке дозволяє будь-кому, хто має його, переглядати, коментувати або редагувати ваш документ. Замість того, щоб надсилати файли туди-сюди між співавторами, ви можете вносити зміни та пропозиції одночасно, ніби всі ви стискаєтесь на одному комп’ютері в режимі реального часу. Єдина відмінність полягає в тому, що кожна людина має власний курсор введення тексту для використання на своєму персональному комп’ютері.
У документі, яким ви хочете поділитися, натисніть назелена кнопка "Поділитися", щоб вибрати, як і з ким ви хочете надіслати посилання на ваш файл. Ви можете ввести адреси електронної пошти вручну або натиснути "Отримати посилання, що можна поділитися" у верхньому куті, щоб роздати запрошення самостійно.
У спадному меню ви можете редагувати, яку потужність мають користувачі, що поділилися, над файлом, коли ви виберете один із цих параметрів:
- Вимкнено: Спільний доступ вимкнено. Якщо ви раніше ділилися посиланням з іншими, воно більше не працюватиме і відкликає будь-які дозволи, які вони мали.
- Усі, хто має посилання, можуть редагувати: Надає спільним користувачам повний доступ для читання / запису. Однак вони все ще не можуть видалити його з Диска - це лише для вмісту файлу.
- Усі, хто має посилання, можуть коментувати: Дозволяє спільним користувачам залишати коментарі за бажанням - це чудово для командних проектів.
- Усі, хто має посилання, можуть переглядати: Спільні користувачі можуть переглядати файл, але не можуть його редагувати жодним чином. Це дію за замовчуванням, коли ви ділитесь файлом, і найкращий варіант, якщо ви намагаєтеся надати доступ до файлу для завантаження.
Ви можете зробити набагато більше за допомогою цих спільних посилань, які також працюють з іншими файлами Диска та на мобільному пристрої. Для більш глибокого вивчення того, як працюють ці посилання та як їх генерувати, перегляньте наш пост.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як створити спільні посилання для завантаження файлів на Google Диску
Захистіть клітини у спільних аркушах від редагування
Можливість ділитися та співпрацювати над документамиз Google Sheets - одна з найкращих функцій, якщо не брати до уваги. Однак іноді хочеться зберегти цілісність певних клітин і зупинити тих, хто намагається їх змінити. Отже, якщо ви поділилися електронною таблицею з групою людей, але хочете перешкодити їм можливість редагувати певні комірки у файлі, можливо, ви захочете скасувати їхній доступ до них.
Виділіть усі клітинки, які ви хочете захистити, а потім клацніть Дані> Захистити аркуші та діапазони на панелі інструментів.
Панель "Захищені аркуші та діапазони" з'являється праворуч. Тут ви можете ввести короткий опис, а потім натиснути «Встановити дозволи», щоб налаштувати дозволи захисту комірки.
За замовчуванням усі, хто вже має дозвілредагувати документ дозволяється редагувати кожну комірку на сторінці. Клацніть спадне меню в розділі «Обмежити, хто може редагувати цей діапазон», а потім натисніть «Індивідуальні», щоб встановити, кому дозволено редагувати вибрані комірки.
Під списком людей, які можуть редагувати, усіз ким ви надали дозволи на редагування, уже вибрано за замовчуванням. Зніміть позначку з усіх, кому не потрібно редагувати вибрані комірки, а потім натисніть «Готово».
Кожного разу, коли хтось намагається змінити або редагувати комірки, які ви щойно захистили, вони бачать підказку, що повідомляє, що комірки / аркуш
Хочете лише відобразити попередження перед тим, як хтось редагує комірки, або, можливо, захистити всю електронну таблицю? Перегляньте наш пост, щоб дізнатися більше.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як захистити клітини від редагування в Google Таблицях
Як побачити всі останні зміни в документі
Коли ви ділитесь документами з іншими, цеважко відстежувати всі дрібні зміни, які відбуваються, якщо ви не присутні. Для цього існує історія редагувань. Google Таблиці відстежують усі зміни, що відбуваються в документі, та об’єднує їх у періоди, зберігаючи безлад. Ви навіть можете повернути файл до будь-якої з попередніх версій, перелічених в історії, клацанням миші.
Ви можете переглянути список усіх останніх змін, натиснувши Файл> Історія версій> Переглянути Історію версій.
Зміни, внесені кожним членом команди, мають різні кольори, що дозволяє легко відстежувати, хто що робив, поки ви не шукали.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як побачити останні зміни у вашому файлі документів, таблиць чи слайдів Google
Як користуватися Google Таблицями в режимі офлайн
Що станеться, якщо вам потрібен доступ до Google Таблицьале не маєте підключення до Інтернету? Хоча Таблиці - це веб-продукт, це не означає, що ви не можете використовувати його в автономному режимі. Вам потрібно завантажити розширення для Chrome і заздалегідь увімкнути файл для офлайн-використання. Будь-які зміни, які ви внесете у файл, оновлюються під час наступного підключення до Інтернету.
Після завантаження офіційного розширення дляChrome, перейдіть на домашню сторінку Google Sheets і у верхньому лівому куті натисніть меню гамбургера> Налаштування. Опинившись тут, переключіть «Офлайн» у положення «Увімкнено», а потім натисніть «ОК».
Щоб зекономити місце на локальній машині,Google завантажує та робить доступними в режимі офлайн останні останні доступні файли. Щоб увімкнути файл вручну, клацніть піктограму з трьома крапками, а потім перемкніть “Доступно офлайн” у положення Увімкнено.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як користуватися Google Документами офлайн
Перекладайте слова безпосередньо в Google Таблицях
Потрібно перекласти слова чи фрази з одногомови іншої, не залишаючи сторінки? Що ж, існує спеціальна формула, яку ви можете використовувати для перекладу окремих слів - або навіть їхньої партії - безпосередньо в клітинках Google Таблиць. Формула виглядає так:
=GOOGLETRANSLATE(“text”, “source language”, “target language”)
Коли ви хочете перекласти текст у своєму документі,Ви можете або ввести слова для перекладу безпосередньо у формулу, або ввести в клітинку, що містить слово / фразу для перекладу. Тут ми посилаємось на текст у комірці A2, вказуємо мову введення як англійську (en), а вихідну - як китайську (zh), потім натискаємо Enter і спостерігаємо, як він робить свою справу.
Якщо у вас є список слів в одному стовпці, все, що вам потрібно зробити, це вибрати клітинку, що містить формулу, а потім перетягнути синій квадрат вниз до потрібного рядка.
Якщо ви коли-небудь раніше користувались Google Translate, ви знаєте, що це неточність у 100% випадків, але він чудово працює як надійне рішення для поширених слів і фраз.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як використовувати Google Translate безпосередньо в Google Таблицях
Автоматизуйте прискіпливі завдання за допомогою макросів
Google Таблиці дозволяють автоматизувати повторювані завданняз певною послідовністю вказівок для підвищення продуктивності роботи з вашими електронними таблицями. Коли ви натискаєте «Запис», «Таблиці» створює сценарій із усім кодом для відтворення нудних та одноманітних кроків.
Коли ви записуєте макрос у Google Таблиці, вінавтоматично створює Сценарій додатків із усім кодом, щоб повторити свої дії за вас. Це означає, що ви можете створювати складні макроси, не знаючи, як написати код. Наступного разу, коли ви запустите його, Sheets зробить усе, що ви зробили, коли ви записали макрос. По суті, ви вчите Google Sheets як маніпулювати документом на свій смак за допомогою однієї команди.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як зарядити Google Apps за допомогою редактора сценаріїв
Ось кілька прикладів його потужних функціональних можливостей:
- Застосовувати форматування та стилі.
- Створюйте абсолютно нові електронні таблиці.
- Використовуйте будь-яку функцію Таблиць Google, панель інструментів, меню чи функцію.
Небо - це межа.
Для початку запустіть Google Sheet і натисніть Інструменти> Макроси> Записати макрос.
Це відкриває меню запису в нижній частині вікна з двома варіантами фіксації ваших дій:
- Абсолютні посилання: Макрос виконуватиме завдання лише в точних записаних клітинках. Якщо ви виділите курсив на клітку курсивом B1, макрос завжди буде курсивувати B1, незалежно від того, на яку клітинку ви натиснули.
- Відносні посилання: Макрос виконуватиме завдання для вибраних комірок, незалежно від того, де вони знаходяться на аркуші. Якщо ви виділяєте курсив B1 та C1, ви можете повторно використовувати той самий макрос, щоб пізніше виділити курсивом клітини D1 та E1.
Виберіть, чи хочете ви абсолютну чи відносну посилання, тоді ви можете почати клацати, форматувати та навчити таблиці, у якому порядку ви хочете копіювати ці дії.
Тепер ви можете почати переміщувати комірки, застосовувати формати, створювати функції тощо.
Після того як ви захопили всі дії цього макроса, натисніть «Зберегти».
Введіть назву макросу. Google також дозволяє створювати ярлики до десять макросів. Якщо ви хочете прив’язати макрос до комбінації клавіш, введіть число від 0 до 9 у відповідному місці. Закінчивши, натисніть «Зберегти».
Якщо вам потрібно змінити ім’я або ярлик макроса, ви можете змінити макрос, натиснувши Інструменти> Макроси> Керувати макросами.
У вікні, яке відкриється, налаштуйте за бажанням, а потім натисніть «Оновити».
Наступного разу, коли ви натиснете ярлик, пов’язаний з макросом, він запуститься, не відкриваючи меню макросів на панелі інструментів.
Якщо ваш макрос є абсолютною посиланням, ви можете запустити макрос, натиснувши комбінацію клавіш або перейдіть до Інструменти> Макроси> Ваш макрос, а потім натисніть відповідну опцію.
В іншому випадку, якщо ваш макрос є відносним посиланням,виділіть клітинки вашої електронної таблиці, на яких потрібно запустити макрос, а потім натисніть відповідний ярлик або натисніть на нього в меню Інструменти> Макроси> Ваш макрос.
Незважаючи на те, що це повинно розпочати, ми глибше поглибимося використанням макросів Google Sheets, якщо вам потрібна додаткова інформація.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як автоматизувати таблиці Google за допомогою макросів
Видалити дублікати
Потрібно видалити купу повторюваних записів увашу електронну таблицю? Це зовсім не проблема з вбудованою функцією Google Таблиць, яка робить саме це. Легко видаляйте повторювані значення з електронної таблиці, не писаючи сценарій або не роблячи це самостійно.
Виділіть таблицю / комірки, що містять дублікатиякий потрібно видалити, а потім натисніть Дані> Видалити дублікати. Якщо дані мають рядок заголовка, не забудьте встановити прапорець «Дані мають рядок заголовка», а потім натисніть «Видалити дублікати».
Найкращі доповнення Google Таблиць
Тепер, коли ви вивчили всі основи GoogleТаблиці, ви можете стати справжнім досвідченим користувачем, додавши доповнення. Додатки схожі на розширення для веб-браузерів, але специфічні для Google Таблиць і дозволяють отримати додаткові функції від сторонніх розробників. Ви можете встановити інструменти для автоматичного пошуку фактів та обчислення формул, «роздавання» документів студентам, створення бізнес-звітів та навіть надсилання електронних листів безпосередньо з документа.
Якщо ви шукаєте найкращі доповнення для початку роботи, ми допоможемо вам.
ПОВ'ЯЗАНІ: Кращі надбудови Google Таблиць
