Outlook enthält eine Quick Steps-Funktion, mit der SieSie wenden mit einem Klick mehrere Aktionen auf eine Nachricht an. Outlook enthält mehrere Standard-Schnellschritte. Sie können jedoch auch eigene erstellen (und die Standardschritte löschen, wenn Sie sie nicht benötigen). Wenn Sie regelmäßig dieselben Aktionen ausführen, können Sie viel Zeit sparen, indem Sie einen Schnellschritt erstellen und ihm einen Hotkey zuweisen. So funktionieren sie.
Die Standard-QuickSteps
Sie finden Quick Steps auf der Registerkarte "Home" von Outlook. Beim ersten Start werden dort die Standard-Schnellschritte angezeigt. Sie können auf eine der Optionen klicken, um die enthaltenen Aktionen auf eine ausgewählte Nachricht anzuwenden.
Die Standard-Schnellschritte umfassen:
- Ziehen nach ?: Öffnet ein Fenster zur Auswahl eines Ordners, in den Sie die Nachricht verschieben möchten.
- Zum Manager: Erstellt eine weitergeleitete Kopie der aktuell ausgewählten Nachricht mit der Adresse Ihres Managers.
- Team E-Mail: Erstellt eine leere Nachricht, die an die Mitglieder gerichtet istIhres Teams. (Wenn Ihre E-Mail von Ihrem Arbeitgeber verwaltet wird, weiß Outlook möglicherweise bereits, wer Ihr Manager und die Teammitglieder sind, je nachdem, wie Ihre Exchange-Administratoren Ihr Postfach konfiguriert haben. Andernfalls müssen Sie diese Informationen bei der ersten Verwendung ausfüllen Schnelle Schritte.)
- Getan: Markiert die Nachricht als gelesen und vollständig und dannsendet es an einen angegebenen Ordner. Wenn Sie diesen Ordner zum ersten Mal verwenden, müssen Sie ihn angeben. Von da an merkt sich Outlook Ihre Auswahl und sendet ihn bei jeder Verwendung des Schnellschritts an diesen Ordner.
- Wiederholen & Löschen: Öffnet eine Antwort auf die aktuell ausgewählte Nachricht und löscht die aktuell ausgewählte Nachricht, nachdem Sie die Antwort gesendet haben.
Outlook zeigt nur die folgenden Schnellschritte anverfügbar. Wenn Sie beispielsweise keine Nachricht ausgewählt haben, wird nur der Schnellschritt "Team-E-Mail" angezeigt, da die anderen Standardeinstellungen für eine vorhandene Nachricht gelten.
So erstellen Sie einen schnellen Schritt
Um einen neuen Schnellschritt hinzuzufügen, klicken Sie auf die Option "Neu erstellen" im Feld "Schnellschritte".
Dies öffnet ein neues Fenster, in dem Sie Ihren Schnellschritt benennen und die Aktionen auswählen können, die er ausführen soll.
Wenn Sie auf das Dropdown-Menü "Aktion auswählen" klicken, wird eine Liste der möglichen Aktionen angezeigt, von denen jede zusätzliche Optionen zur Auswahl bietet.
Wir werden zwei Aktionen hinzufügen: eine, um die Nachricht in einen Ordner zu verschieben, und eine, um sie als gelesen zu markieren.
Wählen Sie die Aktion „In Ordner verschieben“ und den Ordner, in den die Nachrichten verschoben werden sollen.
Klicken Sie anschließend auf "Aktion hinzufügen", um eine zweite Aktion hinzuzufügen.
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Als gelesen markieren“.
Optional können Sie eine der integrierten Optionen auswählenTastenkombinationen und fügen Sie Text hinzu, der angezeigt werden soll, wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Quick Step fahren (eine kurze Beschreibung, die Sie an die Aktionen erinnert, die der Quick Step ausführt, ist hilfreich).
Klicken Sie auf "Fertig stellen", und Ihr neuer Schnellschritt wird in Outlook im Feld "Schnellschritte" angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über den Schnellschritt bewegen, werden die ausgewählte Tastenkombination und der eingegebene QuickInfo-Text angezeigt.
Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Nachrichten auswählen und auf den neuen QuickStep klicken (oder die Tastenkombination drücken), um die Aktionen anzuwenden.
So bearbeiten oder löschen Sie einen QuickStep
Wenn Sie einen Schnellschritt bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts unten in der Gruppe Schnellschritte in der Multifunktionsleiste.
Dies öffnet das Fenster „Quick Steps verwalten“.
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Quick Step zu bearbeiten, zu duplizieren (wodurch eine exakte Kopie des ausgewählten Quick Step erstellt wird, wenn Sie einen ähnlichen, jedoch geringfügig abweichenden möchten) oder einen Quick Step zu löschen.
Sie können auch die Reihenfolge ändern, in der Ihre Schnellschritte auf der Multifunktionsleiste angezeigt werden, oder einen neuen Schnellschritt erstellen.
Schließlich gibt es die Option "Auf Standardeinstellungen zurücksetzen".
Durch Auswahl der Option „Reset to Defaults“ (Auf Standardeinstellungen zurücksetzen) wird gelöschtvon Ihnen erstellte Schnellschritte und erstellt alle Standard-Schnellschritte neu, die Sie möglicherweise gelöscht haben. Außerdem werden alle Änderungen entfernt, die Sie an den Standardschritten vorgenommen haben. Da Sie diese Aktion nicht rückgängig machen können, wird eine Warnung angezeigt. Klicken Sie auf "Ja", um das Zurücksetzen durchzuführen.
Sie können auch die "Schnellschritte verwalten" umgehen.Fenster für einzelne Schnellschritte, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Schnellschritt in der Multifunktionsleiste klicken. Dadurch wird ein Kontextmenü geöffnet, in dem Sie den Schnellschritt bearbeiten, duplizieren oder löschen können.
Und das sind schnelle Schritte. Wir haben nicht alle möglichen Aktionen durchlaufen, die Sie zu einem Quick Step hinzufügen können, da es Unmengen davon gibt und es eine ziemlich intuitive Benutzeroberfläche ist, sobald Sie wissen, wie es funktioniert. Wenn Sie Ihre Outlook-Erfahrung effizienter und weniger zeitaufwendig gestalten möchten, sind Quick Steps ein guter Ausgangspunkt.
