Вероятно имате текст, който пишете честовъв вашите документи на Word, като например адреси. Вместо да въвеждате този текст всеки път, когато ви е необходим, можете да поставите този общ текст в един документ на Word и да го посочите в други документи - той дори автоматично ще се актуализира във всички ваши документи, ако го промените.
Кажете, че искате да поставите адреса си в долния колонтитул навашите документи, но адресът се променя от време на време. Можете да съхранявате адреса в отделен общ документ на Word и да използвате поле в отчета си, за да изтеглите текста от общия документ и да го актуализирате, когато се промени. Ще ви покажем как да направите това.
За начало създайте нов документ на Word, който щеслужат като ваше хранилище за адреса, който искате да поставите в други документи на Word. Запазете го на място, което ще бъде достъпно от други документи. Например, не го запазвайте на мрежово устройство, до което не винаги имате достъп.
Ще използваме отметки, за да се позоваваме наадрес в нашия общ документ. Въведете текстовия низ, който искате да вмъкнете в други документи (в нашия случай - адреса). Създайте отметка, като маркирате името и отидете на Insert> Bookmark и му дайте име, като „Адрес“. Вижте нашето ръководство за отметки в Word за информация относно създаването им.
Обърнете внимание, че имената на отметките не могат да имат интервали. Препоръчваме да поставите името на отметката над всеки елемент във вашия общ информационен файл, за да можете лесно да знаете кое име да използвате за кой елемент. Това е особено полезно, ако планирате да имате много елементи за многократна употреба в този общ документ. В нашия пример добавихме нашия адрес към общия информационен документ и поставихме името на отметката „Адрес“ над елемента.
Свързани: Как да добавите заглавка или долен колонтитул към Word документ
След като добавите елемента към общото сидокумент, можете да запазите и затворите. Отворете документа, в който искате да поставите адреса, и поставете курсора там, където искате да отиде този текст. За нашия пример ще добавим долен колонтитул и ще поставим адреса там.
Ще използваме кода на полето INCLUDETEXT, за да се отнасяме към отметката, която създадохме в общия документ. За да направите това, натиснете „Ctrl + F9“, за да вмъкнете скобите за полевия код.
ЗАБЕЛЕЖКА: Не можете просто да въвеждате нормални скоби около полевите кодове. Трябва да използвате „Ctrl + F9“, за да вмъкнете правилния тип скоби.
Курсорът автоматично се поставя междускоби. Въведете следния текст между скобите, замествайки „<пътя към файла>“ с абсолютния пълен път към общата ви дума, съдържаща името, което искате да вмъкнете. Заменете „<име на отметка>“ с името на отметката, което сте задали на елемента в общия документ.
INCLUDETEXT "<path to file>" <bookmark name>
ЗАБЕЛЕЖКА: Не въвеждайте скобите в кода на полето.
Например, ние въведехме следното между скобите на полевия код:
INCLUDETEXT "C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx" Address
ЗАБЕЛЕЖКА: Трябва да използвате двойни наклонени черти в пътя, както направихме ние. Освен това не забравяйте да използвате правилни кавички, а не интелигентни кавички, когато въвеждате горния код в полето.
За да вземете адреса от общия документ и да го поставите в току-що въведения код на полето, щракнете с десния бутон на мишката върху полевия код и изберете „Update Field“ от изскачащото меню.
Адресът се показва в документа. Скобите все още се показват около адреса, ако имате опцията „Показване на отметки“. Отново вижте нашата статия за отметките, за да научите как да изключите тази опция. Също така кодът на полето може да бъде засенчен. Можете обаче да изключите и това.
Ако искате да промените кода на полето, можетепокажете кода отново, а не резултата. За да направите това, щракнете с десния бутон върху получения елемент и изберете "Превключване на кодови полета" от изскачащото меню. Текстът, който сте въвели в кода на полето, се показва отново и можете да го редактирате. Просто актуализирайте полето, за да се покаже новия резултат.
След като създадете своя общ документ, можетеизползвайте го, за да съхранявате други елементи, които често въвеждате в документите си в Word. Просто използвайте отделно поле INCLUDETEXT в документите си в Word за всяка информация, която искате автоматично да вмъкнете от общия си документ.
