Mailboxoprydning i Outlook er et sæt værktøjerdesignet til at slippe af med affald fra din postkasse. Du kan bruge den til at gennemse størrelsen på din postkasse, rense emner automatisk ud efter størrelse og dato og udføre et par andre funktioner. Lad os gennemgå dem og se.
RELATEREDE: Diskoprydning er i gang i Windows 10, og vi savner det allerede
Først skal du åbne værktøjet. Gå til fil> Værktøjer, og klik på Mailbox Cleanup.
Der er nogle tilgængelige værktøjer, og vi starter med at se på mængden af data i din postkasse.
Gennemgå størrelsen på din postkasse
Din Outlook-postkasse består af mapper - Indbakke, sendte poster, arkiver osv. - og at kende størrelsen på mapperne hjælper dig med at se, hvor alle dine e-mails er. Klik på “Vis postkassestørrelse” for at finde ud af det.
Dette åbner vinduet Mappestørrelse, der visesdu størrelsen på hver mappe. Som standard åbnes det under fanen Lokale data. Lokale data er de data, der er gemt på din computer i dine .pst- og.ost-filer.
RELATEREDE: Hvor er mine Outlook-PST-datafiler, og hvordan kan jeg flytte dem et andet sted?
Kolonnerne viser mappens navn, størrelse ogsamlet størrelse (hvilket er størrelsen inklusive eventuelle undermapper). Den bedste del af denne visning er, at den viser dig mapper, som du normalt ikke kan overveje, som kalenderen. Hvis du har flere års aftaler og mødeindkaldelser, kan du let have en anstændig del af kilobyte i kalenderen, som du kan rydde op ved at slette gamle begivenheder.
Hvis du vil se størrelsen på mapperne påmailserver, skal du klikke på fanen "Serverdata". Første gang du åbner denne fane, kan det tage lidt tid, før dataene udfyldes. Dette skyldes, at Outlook kontakter Exchange-serveren, beder om dataene på dine filer (som beregnes undervejs) og derefter henter og viser resultaterne.
Hver efterfølgende gang du åbner denne fane, dataenehentning vil være meget hurtigere, da Exchange kun skal udføre en forskelanalyse, og de fleste mapper ændrer ikke størrelse så meget. Når fanen er indlæst, ser du mappestørrelserne på Exchange-serveren. Dette er muligvis ikke det samme som størrelsen på fanen Lokale data, fordi Outlook ikke nødvendigvis downloader alle meddelelser til din computer.
F.eks. På min fane Lokale data den samlede størrelseaf arkivmappen er 116805 kb, men under fanen Serverdata er den samlede størrelse 363399 kb — en forskel på 246594 kb (265 MB). Det er en masse e-mails, der ikke er synlige i de lokale data. Hvad sker der?
Som standard beholder Outlook kun et bestemt beløbaf mail til din lokale klient for at sikre dig, at din e-mail ikke tager for meget plads. På computere med en harddisk, der er større end 64 GB (hvilket er de fleste af dem i dag), vil Outlook kun opbevare e-mails fra det sidste år på din computer. Ældre mails opbevares på e-mailserveren, og du kan få adgang til dem. Du kan downloade de ældre mails og ændre denne standard, hvis du vil. Husk, at du kan ændre standarden, så den downloades mindre mail også, så hvis du kæmper for plads, kan du muligvis ændre standard fra 1 år til 6 måneder (eller mindre).
(Bemærk: Dette påvirker kun konti, der bruger en Microsoft Exchange-server, som Hotmail, live.com, O365 og nogle firmakonti. Hvis du bruger Outlook til at downloade mail fra andre udbydere som Google eller Yahoo, ignoreres denne indstilling, og al e-mail er downloadet.)
Nu, hvor du ved, hvor meget data dine mapper indeholder, kan du prioritere, hvilke du rydder op.
Søger efter gammel eller stor e-mail
Hvis du har mail i masser af forskellige mapper, kan du søge i hele din postkasse efter ældre eller større mails.
Dette er meget nyttigt, hvis du vil finde mailsmed store vedhæftede filer, som du enten kan slette eller flytte fra Outlook til en harddisk eller skytjeneste. Hvis du f.eks. Vil finde alle mails over 5 MB, kan du ændre feltet "Find emner større end" til 5000 kb og derefter klikke på knappen "Find".
Standard Outlook-søgepanel kommer tilbage med en liste over mails, der er mindst 5 MB.
Disse resultater returnerer kun e-mails, men du kan ændre "Look" -feltet til enhver bestemt filtype, hvis du vil caste et bredere net.
Fra søgeresultaterne kan du åbne hver af e-mails og slette dem eller fjerne vedhæftede filer. Glem ikke at gemme vedhæftede filer, før du sletter eller fjerner dem, hvis du har brug for at gemme dem.
Starter et AutoArchive
Du kan indstille autoarchive parametre for hverindividuel mappe i Outlook, noget vi har dækket før som en del af et bredere kig på at holde Outlook kørende. Hvis du har konfigureret regler for autoarchive, kan du sparke dem i Mailbox-oprydningen ved at klikke på knappen "AutoArchive".
Denne proces svinger gennem alle mapperne indOutlook og anvender alle regler for automatisk arkiv, du har konfigureret. Hvis du ikke har konfigureret noget, kan du være bekymret for at trykke på denne knap ved en fejltagelse, men ikke bekymre dig - standard autoarchivreglen er at gøre ingenting.
Se og tøm de slettede elementer
Hvis du gerne vil "blød slette" din mail ved at flytte dem til mappen Slette elementer, og du sjældent tømmer den, er denne indstilling for dig.
Bemærk: Nogle mennesker kan lide at bruge deres slettede varermappe som en slags arkiv, kaste ting derinde og aldrig tømme mappen. Dette er ikke en god ide, fordi der er masser af måder, du kan tømme mappen Deleted Items for let. I stedet for, hvis du har brug for at opbevare en besked, skal du oprette et arkiv!
Klik på "Vis slettede enhedsstørrelse" for at se, hvor meget plads dine slettede elementer optager, tag derefter et dybt indånding og klik på "Tom."
Dette vil slette alle elementer fra de slettede posterfolder. Hvis det skræmmer dig, skal du alligevel tage et øjeblik på at flytte vigtige mails ind i dit arkiv først, men du skal virkelig tømme dine slettede poster regelmæssigt og ikke Brug det som et arkiv.
RELATEREDE: Sådan tømmes den mappe, der er slettet, automatisk, når du afslutter Outlook
Se og slet konfliktmails
Den sidste mulighed i Mailbox Cleanup er at slettekonfliktmeddelelser. Dette er e-mails, som Outlook mener er i konflikt med en eksisterende e-mail, fordi de har de samme headeroplysninger. Normalt skyldes dette midlertidige problemer med Exchange-serveren, og du skal være i stand til at slette disse e-mails uden problemer. For at se, om du har nogen e-mails i mappen Konflikt, skal du klikke på knappen "Vis konflikter størrelse" for at se en filtreret version af vinduet Mappestørrelser.
Hvis der er nogen e-mails der, skal du lukke vinduet Mappestørrelse og derefter klikke på knappen "Slet" i vinduet Mailboxoprydning.
Det er værktøjet til oprydning af postkassen. Det er ikke særlig prangende, men det er effektivt og nyttigt.
