Microsoft pensait qu'ils étaient utiles quandils ont configuré les notifications pour les nouveaux emails. Cependant, un flot constant de notifications peut également perturber votre pensée. Vous pouvez désactiver complètement les notifications ou, mieux encore, vous pouvez configurer Outlook pour ne vous avertir que des courriels importants.
Comment créer une règle simple
APPARENTÉ, RELIÉ, CONNEXE: Comment désactiver les notifications du bureau dans Outlook 2013
Si vous avez besoin de répondre à certaines personnes,tels que les clients, votre patron ou les membres de votre famille, vous pouvez utiliser Règles dans Outlook pour recevoir des notifications relatives à certains messages uniquement. Voici comment configurer une règle qui affiche uniquement les notifications par courrier électronique d’un expéditeur donné.
Le moyen le plus simple de configurer cette règle est de trouver unemail de cette personne. Pour cet exemple, je vais configurer une règle pour me prévenir lorsque je reçois un email de mon patron, car les emails de votre patron sont toujours importants, n'est-ce pas? Je ferais donc un clic droit sur le courrier électronique de Whitson Gordon, rédacteur en chef de How-To Geek, et sélectionner "Règles" puis "Créer une règle" dans le menu contextuel.
Dans la boîte de dialogue "Créer une règle", sélectionnez leconditions sur lesquelles vous souhaitez recevoir des notifications sur les nouveaux emails. Je souhaite recevoir des notifications immédiates sur les courriels que je reçois de Whitson. Je coche donc la première case.
Je coche aussi la case «Envoyé à» et faisbien que mon nom soit sélectionné dans la liste déroulante, je recevrai donc les notifications des courriels que Whitson m’a envoyés directement. Si vous ne souhaitez pas être averti des courriels dont vous êtes le destinataire ou l'un de plusieurs destinataires, sélectionnez «Moi seulement» dans la liste déroulante «Envoyé à». Cliquez sur "OK" une fois que vous avez fait vos choix.
Une boîte de dialogue «Réussite» s’affiche avec une option pour“Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà présents dans le dossier actuel”. Cliquez sur OK". Je souhaite connaître les courriels de ma boîte de réception de Whitson. Je coche donc la case.
La boîte de dialogue "New Mail Alerts" apparaîtra,exigeant une action immédiate. Je n'ai actuellement qu'un seul email de Whitson dans ma boîte de réception, c'est donc le seul répertorié dans cette boîte de dialogue. Cependant, s’il y avait plus d’emails de Whitson, ils seraient tous listés ici. Si vous souhaitez afficher un courrier électronique directement à partir de cette boîte de dialogue, sélectionnez le courrier électronique à afficher et cliquez sur «Ouvrir un élément». Cliquez sur «Fermer» pour fermer la boîte de dialogue.
La boîte de dialogue "Nouvelles alertes par courrier électronique" reste ouverte jusqu'à ce que vous cliquiez sur "Fermer", même si vous ouvrez un message électronique à partir de la boîte de dialogue, puis fermez le message.
Comment créer des règles plus avancées
Lors de la création de règles, vous pouvez choisir parmides options supplémentaires plus spécifiques que celles disponibles dans la boîte de dialogue principale "Créer une règle". Pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogue «Créer une règle», comme décrit précédemment dans cet article. Cliquez ensuite sur «Options avancées».
Le premier écran de la boîte de dialogue «Assistant de règles»affiche une liste de conditions détaillées à vérifier. Cochez les cases correspondant aux conditions pour lesquelles vous souhaitez vérifier les notifications par courrier électronique. Je souhaite recevoir des notifications lorsque je reçois uniquement des courriers électroniques de Whitson. Je sélectionne donc ces conditions.
Le texte souligné en bleu sont des liens sur lesquels vous cliquezspécifiez la ou les valeurs à vérifier dans cette condition. Une fois que vous avez sélectionné cette condition, cliquez sur le lien bleu correspondant à cette condition dans la case «Étape 2» pour modifier les valeurs.
Une fois que vous avez sélectionné les conditions que vous souhaitez vérifier, cliquez sur «Suivant».
Maintenant, sélectionnez les options pour indiquer ce qui devrait êtrefait avec un message que vous recevez qui correspond aux conditions sélectionnées. Vous pouvez, par exemple, déplacer le message dans un dossier spécifique, le transférer à une ou plusieurs personnes, répondre à l'aide d'un modèle ou le marquer comme lu. Je souhaite recevoir une alerte de bureau lorsque je reçois un courrier électronique de Whitson. Je sélectionne donc la dernière option de la liste, "afficher une alerte de bureau". Une fois que vous avez sélectionné ce que vous voulez faire avec le message, cliquez sur “Suivant”.
L’écran suivant fournit des options pour le réglageexceptions à la règle, par exemple si vous ne souhaitez pas recevoir de notification si le message est une invitation à une réunion ou une mise à jour. Choisissez les exceptions que vous souhaitez appliquer à votre règle et cliquez sur «Suivant». Je ne veux aucune exception, je clique donc simplement sur «Suivant» pour passer cet écran.
Le dernier écran vous permet de spécifier un nom pourla règle et définissez certaines options, notamment l’option «Activer cette règle» immédiatement. Si vous souhaitez exécuter la règle immédiatement sur les messages déjà dans la boîte de réception, sélectionnez l'option "Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans" Boîte de réception "".
Passez en revue la description de la règle sous «Étape 3» et cliquez sur «Terminer» lorsque vous avez terminé.
Maintenant, quand je reçois un email de Whitson, unalerte de bureau s'affiche sur le bureau Windows. Notez que cela diffère de la boîte de dialogue "New Mail Alerts" (Nouvelles alertes par courrier électronique). Il s'agit plutôt d'une notification Windows native. Si vous préférez ce style de notification, vous devrez passer par «Options avancées» pour chaque règle créée ».
Comment éditer vos règles
Modifier, supprimer ou même tourner temporairementdéroger à vos règles est facile. Je souhaite modifier ma règle pour afficher la boîte de dialogue "Nouvelles alertes par courrier électronique" plutôt qu'une "Alerte sur le bureau". Pour ce faire, je clique sur l'onglet “Accueil”.
Cliquez sur le bouton «Règles» dans la section «Déplacer» et sélectionnez «Gérer les règles et les alertes» dans le menu déroulant.
La boîte de dialogue «Règles et alertes» s’affiche. Dans l'onglet «Règles de messagerie», cliquez sur «Modifier la règle», puis sélectionnez «Modifier les paramètres de la règle» dans le menu déroulant.
Comme discuté plus tôt, le premier écran de la«Assistant de règles» affiche une liste de conditions que vous pouvez rechercher dans les messages électroniques entrants. Les sélections que j'ai effectuées lors de la configuration initiale de la règle s'affichent en haut de la liste et la description avec les paramètres actuels s'affiche dans la zone sous «Étape 2». Je ne veux pas changer les conditions, alors je clique sur «Suivant». Si vous souhaitez modifier les conditions de votre règle, apportez vos modifications, puis cliquez sur «Suivant».
Sur l'écran, listant les actions à entreprendree-mails entrants (en fonction des conditions), je désactive l'option «afficher une alerte sur le bureau», qui s'affiche en haut de la liste, puis cliquez sur «Suivant».
Disons que vous voulez afficher le plusdans la boîte de dialogue «New Mail Alerts» de votre visage. Faites défiler la liste des actions vers le bas et cochez la case «afficher un message spécifique dans la fenêtre Alerte d'élément». Pour personnaliser le message qui s'affiche dans la boîte de dialogue "Nouvelles alertes par courrier électronique", cliquez sur le lien "un message spécifique" dans la zone sous "Étape 2".
Dans la boîte de dialogue "Message d'alerte", entrez un message à afficher dans la boîte de dialogue "Alertes par courrier électronique" et cliquez sur "OK".
Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des exceptions,cliquez sur «Suivant» pour accéder à la liste des exceptions et apporter vos modifications. Pour changer le nom de la règle ou d'autres options sur le dernier écran de «l'Assistant de gestion de règles», cliquez à nouveau sur «Suivant» sur l'écran des exceptions. Je ne veux rien changer d’autre; je clique donc sur «Terminer» dans l’écran des actions pour accepter mes modifications et fermer «l’assistant de gestion des règles».
Vous êtes revenu à la boîte de dialogue «Règles et alertes». Cliquez sur "OK" pour le fermer. Pour exécuter la règle immédiatement, cliquez sur «Exécuter les règles maintenant» en haut de l'onglet «Règles de messagerie».
Dans la boîte de dialogue "Exécuter les règles maintenant", dans la zone "Sélectionner les règles à exécuter", cochez la case correspondant à la règle à exécuter et cliquez sur "Exécuter maintenant".
REMARQUE: Une fois la règle exécutée, la boîte de dialogue «Exécuter les règles maintenant» ne se ferme pas automatiquement. Vous devez cliquer sur «Fermer» pour le fermer. La boîte de dialogue «Règles et alertes» ne se ferme pas automatiquement non plus. Cliquez sur «OK» pour la fermer.
La boîte de dialogue "Nouvelles alertes par courrier" s'affiche avec votre message personnalisé en haut.
La fonctionnalité Règles dans Outlook fournit de nombreuxoptions pour gérer automatiquement vos e-mails. Vous pouvez déplacer des messages spécifiques dans des dossiers spécifiques, effectuer des actions sur des courriers électroniques avec un certain texte dans la ligne d'objet ou même supprimer des messages automatiquement en fonction de certaines conditions. Les règles Outlook peuvent sembler écrasantes au début en raison de toutes les options disponibles. Toutefois, si vous savez comment gérer certains messages électroniques, il n’est pas si difficile de créer et de gérer vos propres règles.
