माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और आउटलुक लंबे समय से चित्रित किया गया हैआप जो भी लिख रहे हैं, उसके लिए "पठनीयता" आँकड़े देखने की क्षमता है, इसलिए आप जानते हैं कि आप कितना सरल या जटिल लेखन कर रहे हैं। यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि आपका लेखन आपके इच्छित दर्शकों के लिए पर्याप्त रूप से पठनीय है।
वर्ड के पुराने संस्करणों में, सुविधा सिर्फ एक थीअपने स्टेटस बार पर क्लिक करें। 2013 से शुरू होने वाले संस्करणों में, आपको पहले सुविधा को सक्षम करना होगा, और फिर एक वर्तनी और व्याकरण की जांच करके इसे एक्सेस करना होगा।
वर्ड और आउटलुक में वर्तनी और व्याकरण की जाँच करनाप्रूफिंग पैनल में होता है, और प्रूफिंग दस्तावेजों के एक ठोस तरीके की पेशकश करता है। वहाँ से बाहर ऑफिस के लिए कुछ बेहतर व्याकरण-जाँच ऐड-इन्स हैं, लेकिन यदि आपके पास वे सक्षम हैं, तो भी आपको पठनीय आँकड़ों का उपयोग करने में सक्षम होने के लिए अंतर्निहित व्याकरण जाँच सक्षम करने की आवश्यकता होगी। चाहे वह इस लायक हो, यह वास्तव में आप पर निर्भर है। और यदि आप व्याकरण की जाँच के लिए सक्रिय होने का मन नहीं रखते हैं, लेकिन काम करते समय केवल इस बात से विचलित नहीं होना चाहते हैं कि आप काम करते समय वर्तनी और व्याकरण की जाँच हमेशा बंद कर सकते हैं।
पठनीयता सांख्यिकी को कैसे सक्षम करें
Word में पठनीयता के आँकड़ों तक पहुँचने के लिए, आपपहले फीचर को चालू करना होगा। Word में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर विकल्प पर क्लिक करें। विकल्प विंडो में, प्रूफिंग टैब चुनें। "वर्तनी के साथ चेक व्याकरण" और "पठनीयता दिखाएँ आंकड़े" चेक बॉक्स दोनों को सक्षम करें। समाप्त होने पर ठीक पर क्लिक करें।
Outlook में प्रक्रिया समान है। फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर विकल्प पर क्लिक करें। विकल्प विंडो में, मेल टैब का चयन करें और फिर "वर्तनी और स्वतः सुधार" बटन पर क्लिक करें।
संपादक विकल्प विंडो में, प्रूफिंग टैब चुनें। "वर्तनी के साथ जाँच व्याकरण" और "पठनीयता दिखाएँ दिखाएँ" चेक बॉक्स दोनों को सक्षम करें और फिर ठीक पर क्लिक करें।
ध्यान दें कि वर्ड और आउटलुक दोनों में, आप वर्तनी और व्याकरण की त्रुटियों की जांच करने के लिए विकल्पों को रद्द कर सकते हैं, यदि आप उस विचलित होने पर टाइप करते हैं।
पठनीयता आँकड़े कैसे देखें
अब जब आप पठन आंकड़े सक्षम कर लेंगे,किसी दस्तावेज़ की पठनीयता स्कोर या पाठ का चयन सरल है। आपको बस एक वर्तनी और व्याकरण की जाँच करनी है। आप जाँच करने के लिए विशिष्ट पाठ का चयन कर सकते हैं, या यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि पूरे दस्तावेज़ की जाँच के लिए कुछ भी नहीं चुना गया है। F7 मारकर या विंडो के निचले भाग में स्थिति पट्टी में प्रूफिंग बटन पर क्लिक करके वर्तनी और व्याकरण की जाँच करें।
वर्तनी और व्याकरण जांच के माध्यम से चलाएं और जब आप ऐसा कर लें, तो पठनीयता सांख्यिकी विंडो पॉप हो जाएगी।
विंडो आपको कुछ बुनियादी आंकड़े दिखाती है जैसेशब्द और चरित्र मायने रखता है, कुछ औसत के साथ प्रति वाक्य जैसे वाक्य। पठनीयता अनुभाग में, आपको दो स्कोर दिखाई देंगे: फ्लेश रीडिंग इज़ी और फ़्लेश-किनकैड ग्रेड स्तर। दोनों स्कोर फॉर्मूला पर आधारित होते हैं जो औसत वाक्य लंबाई (एएसएल) और प्रति शब्द (एएसडब्ल्यू) औसत शब्दांश के लिए खाते हैं।
- Flesch पढ़ना आसानी। यह स्कोर आपके पाठ की पठनीयता को दर देता है100 अंकों के पैमाने पर, उच्च अंकों के साथ पढ़ना आसान है। 0-60 से स्कोर आमतौर पर कॉलेज या कॉलेज के स्नातक स्तर के रूप में माना जाता है और पढ़ने में काफी मुश्किल होता है। 60-80 के स्कोर को सादे अंग्रेजी में पढ़ने और लिखने के लिए काफी आसान माना जाता है। अधिकांश पेशेवर दस्तावेज इस सीमा में आते हैं। 80 से अधिक अंक बच्चों के लिए पढ़ना आसान माना जाता है।
- Flesch-Kincaid ग्रेड स्तर। यह स्कोर आधारित पाठ की पठनीयता को दर देता हैयू.एस. स्कूल ग्रेड स्तरों पर। उदाहरण के लिए 4.0 का स्कोर, लिखने का मतलब है कि एक चौथे ग्रेडर द्वारा समझा जा सकता है। अधिकांश पेशेवर दस्तावेज़ 7.0-11.0 की सीमा में आते हैं।
और अगर आप चीजों के पीछे के गणित को जानना पसंद करते हैं, तो फ़्लेश रीडिंग ईज़ी फ़ोकस को निर्धारित करने के लिए उपयोग किया जाने वाला सूत्र है:
206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)
Flesch-Kincaid ग्रेड स्तर स्कोर का निर्धारण करने में उपयोग किया जाने वाला सूत्र है:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59
और बस! यह सक्षम करने और उपयोग करने के लिए एक सरल सुविधा है और, जबकि आप पठनीयता स्कोर पर लिखी गई हर चीज को आधार नहीं बनाना चाहते हैं, फिर भी वे यह सुनिश्चित करने के लिए एक उपयोगी उपकरण हो सकते हैं कि आप अपने लेखन के साथ सही दर्शकों को मार रहे हैं।
