Úgy tűnik, hogy soha nem érkezik meg sok ember számára a papírmentes iroda. A valóság azonban az, hogy ma papírmentes iroda van itt, ha ki akarja használni.
Ha Ön továbbra is valaki e-maileket nyomtat, internetetoldalak és egyéb dokumentumok, akkor abbahagyhatja. Vannak jobb módjai az információk nyomon követésére és a gyorsabb elérésükre - elvégre nem kereshetnek szavakat fizikai papírlapokon.
A nyomtatás elleni eset
A nyomtatás költséges és kényelmetlen, megköveteligyakran drága tintapatronok, nyomtatópapír és új nyomtatók, ha ez az olcsó tintasugaras nyomtató elkerülhetetlenül meghibásodik. Mindez a papír rendetlensé válik, amelyet megfelelően kell megszervezni, vagy soha nem fogja tudni megtalálni, amit keres. Nem érheti el, ha távol van az irodájától, nem kereshet rajta, és csak egy példánya van, így bajban van, ha bármi történik vele.
A nyomtatás akkor volt szükséges, ha a számítógépek nehézségekkel rendelkeznekíróasztalhoz rögzített tégla. Most sétálunk a zsebünkben lévő számítógépekkel, táblagépekkel, amelyek megközelítik a papír méretét, és olyan felhőalapú szolgáltatásokkal, amelyek biztonsági másolatot készíthetnek és szinkronizálhatnak minden dokumentumot az összes eszközén. Az elmentett dokumentumokat keresheti a benne szereplő szavak alapján, így nem kell beállítania és elsajátítania egy összetett iratkezelő rendszert.
Hogyan ne nyomtasson
Lehet, hogy mi, geek, már régen abbahagytuk a nyomtatást, desokan vannak odakinn, akik továbbra is rendszeresen nyomtatnak e-maileket és weboldalakat. Megpróbálunk néhány tippet adni, amelyek segítenek a nyomtatótól távol tartani, és az értelmes információk mentésének és rendezésének új módjára irányulnak.
- Hozzon létre egy digitális fájlszekrényt: Először is el kell döntenie, hogy mentse eldolgokat, ahelyett, hogy kinyomtatná őket. Segít abban, hogy egy egységes hely legyen, ahol mindent elmenthet. Javasolunk valamilyen felhőalapú szolgáltatást, amely szinkronizálódik az összes eszközén, hogy okostelefonokon és táblagépein, valamint PC-jén elérhesse őket. Sokan az Evernote-t használják archívumként minden megjegyzésük és dokumentumuk számára, de dönthet úgy is, hogy ment egy felhőalapú tárolási szolgáltatásra, például a Dropbox, a Google Drive vagy a Microsoft OneDrive. Ha valóban inkább a helyi tárolást részesíti előnyben, akkor a fájlokat egyetlen mappába mentheti a számítógépén - de készítsen biztonsági másolatot. Ez kevésbé lesz kényelmes, mivel a fájlokat manuálisan kell másolnia a többi eszközére, ha máshol szeretné megtekinteni.
- Nyomtatás PDF-be: Bármi, amit érdemes kinyomtatni - legyen az isnyugta, dokumentum, e-mail vagy weboldal - kinyomtatható egy PDF fájlba. Először telepítenie kell egy PDF nyomtatót a Windows számítógépére. Ezután a szokásos módon nyomon követheti a nyomtatási folyamatot, és kiválaszthatja a virtuális PDF nyomtatót. Kap egy fájlt, amelyet az Evernote vagy a Dropbox tárolására tárolhat.
- E-mailek nyomtatása: Az e-maileket ugyanúgy PDF-re lehet nyomtatni. Megpróbálhatja megcsillagozni őket (ha a Gmailt használja), vagy hozzáadhat egy speciális mappához vagy címkéhez, ahol később utalhat rájuk. Ezekre az e-mailekre később bármilyen eszközről hozzáférhet e-mail klienssel - nyomtatás nélkül.
- Weblapok nyomtatása: Ha weblapokat nyomtat későbbi hivatkozásra, akkor Önehelyett PDF formátumban is kinyomtathatja őket. Megjelölheti azokat könyvjelzővel is, hogy később megtekinthesse őket (a könyvjelzők szinkronizálhatók az összes eszközön). Ha később el akarja olvasni a weboldalt, használjon olyan szolgáltatást, mint a Pocket vagy az Instapaper, és készítse el az olvasni kívánt anyag listáját. Az ilyen szolgáltatások egy weboldalt vesznek át, konvertálják olvasható, csak szöveges cikkré, és akár offline módon tárolják a mobileszközökön, így később elolvashatják a weboldalt nyomtatás nélkül.
- Térkép nyomtatása: Nem kell nyomtatnia térképeket, ha vanokostelefon GPS-vel. Ha a Google Maps alkalmazást használhatja, akkor bejelentkezhet a Google Maps alkalmazásba, és megnézheti a számítógépén a Google Maps webhelyén elvégzett keresések listáját. A térképet természetesen PDF formátumban is kinyomtathatja.
- Dokumentumok faxolása: Néhány meszesített régi vállalkozás továbbra is igényelfaxokat. Használhat olyan szolgáltatást, mint a HelloFax, faxok küldésére az interneten. A HelloFax havonta öt ingyenes faxot kínál - ennek többnek kell lennie azon otthoni felhasználók számára, akiknek csak alkalmanként kell faxot küldeniük egy vállalkozást.
- Amikor valaki ragaszkodik a nyomtatott dokumentumokhoz: Sajnos néhány szervezet továbbra is ragaszkodik a nyomtatott dokumentumokhoz. Csak nem szabad megkerülni ezt. Ha nem vesznek el PDF formátumban e-mailen, akkor lehet, hogy ki kell nyomtatnia.
- Mi a teendő a régi papírdokumentumokkal?: Könnyebb a továbblépés apapírmentes módon, ahelyett, hogy úgy döntött, hogy módszeresen konvertálja az összes régi papírdokumentumot digitális változatba - ez sok munka lehet. Ennek ellenére a szkennerrel beolvashatja a régi dokumentumokat PDF fájlokba.
A digitális fájlok használata
A digitális munkaterületnek számos előnye van, amelyeknek nincs papírja:
- biztonsági mentés: A fájlok biztonsági másolatát készítik, ha olyan szolgáltatással tárolták őket, mint az Evernote, a Dropbox, a Google Drive vagy a SkyDrive. Ha a ház leég, akkor nem veszíti el a fontos dokumentumait.
- Keresés: Könnyen kereshet az összes webhelyénelektronikus dokumentumok, amelyek segítségével megtalálhatja a szükséges dokumentumokat anélkül, hogy a papírhegyen át kell szitálódnia. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, sőt a Windows is - mindegyikük teljes szövegű keresési funkcióval rendelkezik.
- Hozzáférés bárhonnan: Az iratok bárhonnan elérhetőkszámítógépről, okostelefonról vagy táblagépről. Ha kint van, és valamit fel kell keresnie, okostelefonjáról megteheti, ahelyett, hogy hazamenne, és átnézné a papírokat.
- Nincs rendetlenség: Nem kell aggódnia a dokumentumok tárolása, megszervezése, helymegválasztása és feloldása miatt.
- Nincsenek nyomtatási költségek: Ha nem kell drága tintát, olcsó nyomtatókat és nyomtatópapírokat vásárolni, pénzt fog megtakarítani.
Természetesen egyes dokumentumok túl érzékenyek lehetnek ráonline tárolni. Ilyen helyzetekben mindig használhat titkosítást - hozhat létre titkosított tárolót, és tárolhatja azt egy olyan szolgáltatásban, mint a Dropbox, a Google Drive vagy a SkyDrive. Az embereknek szükségük lesz a jelszóra, mielőtt hozzáférhetnek a dokumentumokhoz.
Kép jóváírása: Sarah Kolb-Williams a Flickrön, cellanr a Flickrön, jeremyfoo a Flickrön
