一部の人々は自分のOutlookフォルダを保持したい完全に制御され、電子メールが適切に分類され、論理的で最小限のフォルダー構造に保存されます。私たちのほとんどはそれを好まないので、Microsoftは役立つツールを提供しています。これらのツールの1つは、あまり知られていない会話クリーンアップツールです。このツールは、会話から冗長なメールを削除または移動します。仕組みは次のとおりです。
会話クリーンアップツールを実行できます単一の会話、フォルダ、またはフォルダとそのすべてのサブフォルダに対して。冗長なメールを探します。つまり、会話の別のメッセージに完全に含まれているメールを探します。次に、設定した方法に応じて、これらのメールを（デフォルトで）削除するか、別のフォルダに移動します。これにより、メールボックスが同じメッセージの複数のコピーでいっぱいになるのを防ぐことができます。
最初に、会話のクリーンアップパラメータを設定する必要があります。 [ファイル]> [オプション]> [メール]に移動し、[会話のクリーンアップ]セクションまでスクロールします。
デフォルトでは、会話クリーンアップはアイテムを削除し、ただし、冗長なアイテムをフォルダに移動する場合は、[参照]をクリックして、移動先のフォルダを選択できます。これは、ツールが見つけたメッセージが本当に冗長であることを自分で確認したい場合に便利です。会話クリーンアップツールは私たちの経験では信頼できますが、状況を自分で確認することに代わるものがない場合もあります。
あなたはおそらく他のデフォルトオプションを残すことができますそれらは多くの意味をなすためですが、状況や好みが異なる場合は、先に進んで、必要に応じてパラメーターをオンまたはオフに切り替えてください。希望どおりに設定したら、[OK]をクリックしてOutlookに戻ります。
次に、ツールを開く必要があります。 「ホーム」タブで、「クリーンアップ」ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューには、フォルダー、フォルダー全体、またはフォルダー全体とすべてのサブフォルダーで現在選択されている会話をクリーンアップするオプションがあります。
[会話の整理]オプションが不要な場合は、[フォルダ]> [フォルダの整理]をクリックしてこのメニューにアクセスすることもできます。
ここでは「Clean Up Folder」を使用しますが、会話、フォルダ、またはフォルダとそのサブフォルダをクリーンアップしても、プロセスは同じです。また、ワンクリックオプションの場合は、いつでもナビゲーションペインでフォルダを右クリックして[フォルダのクリーンアップ]を選択できます。
このツールを初めて実行すると、警告がポップアップ表示され、設定の変更、ツールの実行、または操作のキャンセルを選択できます。
このポップアップを表示せずにツールを実行する場合は、[今後このメッセージを表示しない]オプションを有効にします。
[フォルダのクリーンアップ]をクリックしてツールを実行します（[今後このメッセージを表示しない]オプションをオンにすると、この時点から、選択するとすぐにツールが実行されます）。ツールが実行されているときに、大量のメッセージが含まれているフォルダーで初めてツールを実行する場合、少し時間がかかる場合があります。Outlookの下部にあるバーにステータス通知が表示されます。
これが実行されている間、Outlookを使い続けることができます。 ステータス通知が消えると、ツールは終了します。ツールがバックグラウンドで実行されるように設計されており、メッセージが表示されることはありません。ただし、クリーンアップするメッセージが見つからない場合は通知されます。
これですべてです。 2487通の電子メールを含むサンプルフォルダーでこのツールを実行したところ、削除できる502通のメールが見つかりました。フォルダ内の5分の1を超えるメールは冗長でした。そのため、目を覚まし、スペースが足りなくなったり、会話に飽き飽きしている場合に使用する価値のあるツールです。
