Als u Google Spreadsheets gebruikt om mee samen te werkenanderen, kunt u voorkomen dat mensen de verkeerde gegevens in de cellen van uw spreadsheet typen. Gegevensvalidatie verhindert dat gebruikers iets anders invoegen dan correct geformatteerde gegevens binnen specifieke bereiken. Hier is hoe het te gebruiken.
VERWANT: Hoe deelbare downloadkoppelingen voor bestanden op Google Drive te maken
Gegevensvalidatie gebruiken in Google Spreadsheets
Start uw browser, ga naar de startpagina van Google Spreadsheets, open een spreadsheet en markeer het bereik dat u wilt beperken.
Klik op 'Gegevens' en vervolgens op 'Gegevensvalidatie'.
Klik in het geopende venster voor gegevensvalidatiehet vervolgkeuzemenu naast 'Criteria'. Hier kunt u een specifiek type invoer instellen om de geselecteerde cellen toe te staan. Voor de rij die we hebben geselecteerd, gaan we ervoor zorgen dat mensen een viercijferig nummer invoeren voor het jaar dat een film werd uitgebracht, dus selecteer de optie 'Nummer'. U kunt ook andere criteria selecteren, zoals alleen tekst, datums, een vooraf gedefinieerde lijst met opties, items uit het opgegeven bereik of uw aangepaste validatieformule.
VERWANT: Hoe cellen te beschermen tegen bewerken in Google Spreadsheets
Elke optie heeft zijn eigen waarden die u moet gebruikenspecificeer voor deze functie nauwkeurig om de in elke cel getypte gegevens te valideren. Omdat we alleen het jaar willen waarin een film is uitgebracht, gaan we de validatie 'Tussen' gebruiken. Vervolgens configureren we een minimumwaarde van 1887 - de eerste gemaakte film - en een maximum van 2500, wat voldoende zou moeten zijn voor de behoeften van deze spreadsheet.
Kies vervolgens of Spreadsheets een waarschuwingsbericht moet weergeven of volledig getypt iets moet weigeren en een foutbericht moet weergeven wanneer de gegevens ongeldig zijn.
Het waarschuwingsbericht meldt de gebruiker dat het nummer tussen een specifiek bereik moet liggen en houdt de ongeldige gegevens in de cel met een rode melding.
Als u "Weigeren invoer" selecteert, ziet de gebruiker een pop-upvenster met een onopvallend foutbericht nadat hij de ongeldige gegevens heeft verzonden en alles wat hij heeft getypt, wordt ook verwijderd.
U kunt ook ongeldige invoer weigeren, maarmensen feedback geven over het type gegevens dat nodig is. Klik op "Weigeren invoer", schakel het selectievakje voor "Help-tekst validatie weergeven" in en typ vervolgens een nuttig waarschuwingsbericht. Klik op "Opslaan" om het validatieprogramma te sluiten.
Wanneer iemand nu probeert ongeldige gegevens in te voeren, krijgt hij een nuttig bericht zodat hij de fout in de gegevens kan oplossen.
VERWANT: Hoe u recente wijzigingen in uw Google Documenten-, Spreadsheets- of Presentaties-bestand kunt bekijken
Gegevensvalidatie is essentieel wanneer u dat benthet verzamelen van informatie van mensen en willen ervoor zorgen dat ze de juiste info in uw spreadsheetcellen typen. Het voorkomt dat iemand verkeerd ingedeelde gegevens verzendt en kan worden gebruikt als een catchall als u formules of automatiseringstaken hebt ingesteld die op die gegevens vertrouwen.
