Als u Excel-spreadsheets gebruikt om gegevens van andere mensen te verzamelen, maar ontdekt dat deze vaak uw zorgvuldig geplande cellen vullen met de verkeerde soort informatie, kan gegevensvalidatie helpen.
Met deze tool kunt u specifieke cellen beperken totsta alleen correct opgemaakte gegevens toe. Als iemand iets invoert dat daar niet hoort te zijn - zoals 'lunch op het vliegveld' in plaats van '$ 15,68' op een onkostennota - weigert Excel de invoer tot ze het goed hebben. Zie het als een passief-agressieve manier om ervoor te zorgen dat mensen je tijd niet verspillen.
Als voorbeeld is hier het basiskostenoverzichtwerkblad voor How-To Geek. Laten we zeggen dat we ervoor willen zorgen dat mensen alleen numerieke waarden invoeren die zijn opgemaakt als valuta (d.w.z. enkele cijfers, gevolgd door een decimaalteken, gevolgd door nog twee cijfers) in bepaalde cellen.
Selecteer eerst alle cellen die u wilt beperken.
Schakel over naar het tabblad "Gegevens" op het lint, enklik vervolgens op de knop "Gegevensvalidatie". Als uw venster niet op ware grootte is en u de labels niet kunt zien, is dit het pictogram met twee horizontale vakken, een groen vinkje en een rood gekruiste cirkel.
In het venster Gegevensvalidatie op de "Instellingen"Klik op het dropdown-menu 'Toestaan'. Hier kunt u een specifiek type invoer instellen voor uw geselecteerde cellen. Voor ons onkostenrapport gaan we erop staan dat gebruikers een getal met twee decimale waarden invoeren, dus we zouden de optie "Decimaal" selecteren. U kunt ook andere criteria selecteren, zoals ervoor zorgen dat een cel tekst, een tijd of datum, tekst met een specifieke lengte of zelfs uw eigen aangepaste validatie bevat.
Welk type gegevens u ook selecteert in het menu 'Toestaan'vervolgkeuzelijst wijzigt de beschikbare opties op de rest van het tabblad "Instellingen". Omdat we een numerieke waarde willen die overeenkomt met valuta, stellen we de vervolgkeuzelijst 'Gegevens' in op de instelling 'tussen'. Vervolgens configureren we een minimumwaarde van 0,00 en een maximumwaarde van 10000,00, wat veel meer dan genoeg is om onze behoeften te dekken.
Klik op "OK" om het toe te passen om het te testenvalidatie-instellingen en probeer vervolgens een onjuiste waarde in te voeren. Als we bijvoorbeeld 'pannenkoeken' typen als ontbijtwaarde in plaats van de kosten van de maaltijd, krijgen we een foutmelding.
Hoewel dat mensen beperkt tot het invoeren van alleen het juiste type gegevens, geeft het hen geen feedback over welk type gegevens vereist is. Dus laten we dat ook instellen.
Ga terug naar het venster Gegevensvalidatie (Gegevens>Gegevensvalidatie op het lint). Je hebt hier twee opties (en je kunt ze allebei gebruiken als je wilt). U kunt het tabblad 'Invoerbericht' gebruiken om een pop-uptooltip mensen het gewenste gegevenstype te laten zien wanneer ze een cel selecteren waarvoor gegevensvalidatie is ingeschakeld. U kunt ook het tabblad "Foutwaarschuwing" gebruiken om de fout aan te passen die ze zien wanneer ze het verkeerde type gegevens invoeren.
Laten we naar het tabblad 'Invoerbericht' gaaneerste. Zorg er hier voor dat de optie "Toon invoerbericht wanneer cel is geselecteerd" is ingeschakeld. Geef vervolgens je tooltip een titel en wat tekst. Zoals je hieronder kunt zien, verschijnt er een bericht in een van de cellen om mensen te laten weten wat ze verwachten.
Op het tabblad "Foutmelding" kunt u defoutmelding die mensen zien wanneer ze het verkeerde type gegevens invoeren. Zorg ervoor dat de optie "Foutmelding weergeven nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerd" is ingeschakeld. Kies een stijl voor uw foutmelding in de vervolgkeuzelijst "Stijl". U kunt gaan met een stop (de rode cirkel met de X), waarschuwing (gele driehoek met een uitroepteken) of informatie (blauwe cirkel met een kleine letter "i"), afhankelijk van hoe sterk u het bericht wilt tegenkomen.
Typ een titel voor uw bericht, de tekst van het bericht zelf en druk vervolgens op "OK" om te voltooien.
Als iemand nu onjuiste gegevens probeert in te voeren, is dat foutbericht iets nuttiger (of sarcastisch, als u dat wilt).
Het is een beetje extra werk om gegevens in te stellenvalidatie, maar het kan je later veel tijd besparen als je spreadsheets gebruikt om gegevens van andere mensen te verzamelen. Het is zelfs handig om uw eigen fouten te voorkomen. En dit is dubbel waar als u formules of enige vorm van automatiseringstaken hebt ingesteld die op die gegevens vertrouwen.
