Microsoft trodde de var til hjelp nårde setter opp varsler for ny e-post. Imidlertid kan en konstant sperring av varslinger også forstyrre tankene dine. Du kan slå av varslene helt, eller – enda bedre - du kan konfigurere Outlook for bare å varsle deg om viktige e-poster.
Hvordan lage en enkel regel
I SLEKT: Slik deaktiverer du skrivebordsvarsler i Outlook 2013
Hvis du trenger å være lydhør overfor visse mennesker,for eksempel klienter, sjefen din eller familiemedlemmer, kan du bruke regler i Outlook til å motta varsler om bestemte meldinger. Slik konfigurerer du en regel som bare viser e-postvarsler fra en bestemt avsender.
Den enkleste måten å sette opp denne regelen er å finne ene-post fra den personen. For dette eksemplet vil jeg sette opp en regel som skal varsle meg når jeg mottar en e-post fra sjefen min, fordi e-post fra sjefen din alltid er viktig, ikke sant? Så, høyreklikk jeg på e-posten fra How-To Geeks sjefredaktør, Whitson Gordon, og velg “Regler” og deretter “Opprett regel” fra popup-menyen.
I dialogboksen "Opprett regel" velger duvilkårene du vil motta varsler om ny e-post på. Jeg ønsker å få øyeblikkelig varsel om e-postmeldinger jeg mottar fra Whitson, så jeg merker den første avmerkingsboksen.
Jeg merker også av for "Sendt til" -boksen og lagerat navnet mitt er valgt fra rullegardinlisten, så jeg vil motta varsler om e-postmeldinger sendt fra Whitson direkte til meg. Hvis du ikke ønsker å bli varslet om e-postmeldinger der du er CC eller en av flere mottakere, velger du "bare meg" fra rullegardinlisten "Sendt til". Klikk "OK" når du har gjort valgene dine.
En "suksess" dialogboks vises med et alternativ til“Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede er i gjeldende mappe”. Klikk “OK”. Jeg vil finne ut hvilke e-poster som er i innboksen min fra Whitson, så jeg merker av for ruten.
Dialogboksen "New Mail Alerts" vises,krever øyeblikkelig handling. Jeg har for øyeblikket bare en e-post fra Whitson i innboksen, så det er den eneste som er oppført i denne dialogboksen. Imidlertid, hvis det var flere e-poster fra Whitson, ville de alle blitt oppført her. Hvis du vil se en e-post direkte fra denne dialogboksen, velger du e-postmeldingen du vil vise og klikker på "Åpne varen". Klikk "Lukk" for å lukke dialogboksen.
Dialogboksen "New Mail Alerts" forblir åpen til du klikker på "Close", selv når du åpner en e-postmelding fra dialogboksen og deretter lukker meldingen.
Hvordan lage mer avanserte regler
Når du oppretter regler, kan du velge mellomtillegg, mer spesifikke alternativer enn det som er tilgjengelige i hovedboksen "Opprett regel". For å gjøre det, åpner du dialogboksen "Opprett regel", som beskrevet tidligere i denne artikkelen. Klikk deretter på "Avanserte alternativer".
Det første skjermbildet i dialogboksen “Regler-veiviseren”viser en liste over detaljerte forhold som skal sjekkes. Merk av i avmerkingsboksene for forholdene du vil se etter e-postvarsler. Jeg vil motta varsler når jeg mottar e-postmeldinger fra Whitson som bare er sendt til meg, så jeg velger disse forholdene.
Den blå understrekede teksten er lenker du klikker påspesifiser verdien (e) du vil ha sjekket for i den tilstanden. Når du har valgt den tilstanden, klikker du på den blå lenken på den tilstanden i "Trinn 2" -boksen for å redigere verdiene.
Når du har valgt betingelsene du vil sjekke, klikker du på "Neste".
Velg nå alternativer for å indikere hva som skal væregjort med en melding du mottar som samsvarer med de valgte forholdene. Du kan gjøre ting som å flytte meldingen til en bestemt mappe, videresende den til en eller flere personer, svare ved å bruke en mal eller merke den som lest. Jeg vil motta en Desktop Alert når jeg får en e-postmelding fra Whitson, så jeg velger det siste alternativet på listen, "vis en Desktop Alert". Når du har valgt hva du vil ha gjort med meldingen, klikker du på "Neste".
Det neste skjermbildet inneholder alternativer for innstillingunntak fra regelen, for eksempel hvis du ikke vil motta et varsel hvis meldingen er en møteinvitasjon eller oppdatering. Velg alle unntak du vil bruke på regelen din, og klikk på "Neste". Jeg vil ikke ha noen unntak, så jeg klikker bare “Neste” for å hoppe over dette skjermbildet.
Det siste skjermbildet lar deg spesifisere et navn forregelen, og sett opp noen regelalternativer, inkludert et for å "Slå på denne regelen" umiddelbart. Hvis du vil kjøre regelen umiddelbart på meldinger som allerede er i innboksen, velger du "Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede er i 'Innboks'".
Se gjennom regelbeskrivelsen under “Trinn 3” og klikk “Fullfør” når du er ferdig.
Nå, når jeg mottar en e-post fra Whitson, askrivebordsvarsling vises på Windows-skrivebordet. Vær oppmerksom på at dette er forskjellig fra dialogboksen "Nye e-postvarsler" - i stedet er det et originalt Windows-varsel. Hvis du foretrekker denne meldingsstilen, må du gå gjennom "Avanserte alternativer" for hver regel du oppretter ".
Slik redigerer du reglene
Endre, slette eller til og med midlertidig vriav regler er enkelt. Jeg vil endre regelen min for å vise dialogboksen “New Mail Alerts” i stedet for en “Desktop Alert”. For å gjøre dette, klikker jeg på "Hjem" -fanen.
Klikk på "Regler" -knappen i "Flytt" -delen og velg "Administrer regler og varsler" fra rullegardinmenyen.
Dialogboksen “Regler og varsler” vises. I kategorien "E-postregler" klikker du på "Endre regel" og velger "Rediger regelinnstillinger" fra rullegardinmenyen.
Som diskutert tidligere, den første skjermen på“Regler-veiviseren” viser en liste over forhold du kan se etter innkommende e-postmeldinger. Valgene jeg gjorde da jeg først satte opp regelvisningen øverst på listen og beskrivelsen med gjeldende innstillinger vises i boksen under “Trinn 2”. Jeg ønsker ikke å endre betingelsene, så jeg klikker på "Neste". Hvis du vil endre betingelsene på regelen din, gjør du endringene og klikker deretter "Neste".
På skjermen viser du handlingene du må tainnkommende e-postmeldinger (avhengig av forholdene), deaktiverer jeg alternativet “vis en skrivebordsvarsling”, som vises øverst på listen, og klikker deretter “Neste”.
La oss si at du vil vise meri stedet for dialogboksen “New Mail Alerts”. Bla ned til bunnen av listen over handlinger og velg "vis en spesifikk melding i vinduet Varsel om nytt element". Hvis du vil tilpasse meldingen som vises i dialogboksen "Nye e-postvarsler", klikker du koblingen "en spesifikk melding" i boksen under "Trinn 2".
I dialogboksen “Alert Message” skriver du inn en melding som skal vises i dialogboksen “New Mail Alerts” og klikker “OK”.
Hvis du vil legge til eller fjerne noen unntak,Klikk "Neste" for å få tilgang til listen over unntak og gjøre endringene. Hvis du vil endre navnet på regelen eller endre andre alternativer på det siste skjermbildet i "Regler-veiviseren", klikker du på "Neste" igjen på unntaksskjermen. Jeg ønsker ikke å endre noe annet, så jeg klikker på "Fullfør" på handlingsskjermen for å godta endringene mine og lukke "Regelen-veiviseren".
Du er returnert til dialogboksen "Regler og varsler". Klikk “OK” for å lukke det. For å kjøre regelen umiddelbart, klikker du på "Kjør regler nå" øverst i kategorien "Regler for e-post".
I dialogboksen "Kjør regler nå" markerer du avkrysningsruten for regelen du vil kjøre, og klikker "Kjør nå" i boksen "Velg regler for å kjøre".
MERK: Når du har kjørt regelen, lukkes ikke dialogboksen "Kjør regler nå" automatisk. Du må klikke på "Lukk" for å lukke det. Dialogboksen “Regler og varsler” lukkes heller ikke automatisk, så klikk “OK” for å lukke den.
Dialogboksen “New Mail Alerts” vises med den tilpassede meldingen øverst.
Regler-funksjonen i Outlook gir mangealternativer for automatisk håndtering av e-postmeldingene dine. Du kan få bestemte meldinger flyttet til spesifikke mapper, utføre handlinger på e-postmeldinger med bestemt tekst på emnelinjen, eller til og med slette meldinger automatisk basert på visse forhold. Regler for Outlook kan virke overveldende med det første på grunn av alle tilgjengelige alternativer. Men hvis du vet hvordan du vil administrere visse e-postmeldinger, er det ikke så vanskelig å lage og administrere dine egne regler.
