Hvis du har begrenset kjøreplass eller sakteinternettforbindelse, kan det være lurt å begrense hvilke ting Outlook laster ned. Vi har vist deg hvordan du kontrollerer elementene som Outlook laster ned, basert på alderen på elementene, men det er ikke veldig fleksibelt. Det fungerer også bare på e-post i postboksen din (og for Outlook 2016 og senere, delegere postkasser), så hvis du har tilgang til offentlige eller delte mapper, eller har mange kalenderhendelser og oppgaver, trenger du et annet alternativ. Skritt fremover mappesynkronisering, som lar deg filtrere de tingene Outlook laster ned på en mappe-for-mappe-basis.
I SLEKT: Slik delegerer du Outlook-kontoen din til noen
Merk: Mappesynkronisering fungerer med alle støttedeversjoner av Outlook-klienten når du er koblet til en Microsoft Exchange Server, inkludert Hotmail eller Outlook.com. Hvis du kobler til en annen tjeneste, for eksempel Gmail eller en personlig e-postserver, kan du konfigurere disse alternativene, men Outlook kan ignorere dem.
Du kan få tilgang til synkroniseringsalternativene for en mappe ved å klikke Mappe> Mappeegenskaper.
Du kan også høyreklikke på mappen i navigasjonsruten og deretter klikke på "Egenskaper" -kommandoen.
Bytt til mappen Egenskapsvindu, bytt til "Synkronisering" -fanen.
Den gode nyheten er at det bare er en ting å gjøre på denne fanen: lag filteret ditt. Klikk på “Filter” -knappen for å åpne filtervinduet og komme i gang.
Filter-vinduet lar deg velge tilstand(eller betingelser) som en melding må oppfylle for at Outlook skal laste den ned til denne mappen. Eventuell e-post som ikke oppfyller disse betingelsene, fremdeles eksisterer på serveren, og du kan få tilgang til disse e-postene via Outlook-webappen eller Outlook online.
Hver mappe kan ha forskjellig synkroniseringfiltre, så hvis du oppretter et filter i innboksen, vil det ikke påvirke noen annen mappe. Du må lage et eget filter for hver mappe, så det er bare fornuftig å bruke dette på mapper med mange elementer.
Akkurat nå er innboksen min full av e-poster der jeg harblitt CC’ed på ting som ikke er så viktig, så vi skal lage et filter som bare synkroniserer e-post som er sendt til meg og hvor jeg er den eneste personen på “Til” -linjen.
For å gjøre dette, legger du til et navn i "Sendt til" -boksen, aktiverer avmerkingsboksen "Hvor jeg er", og deretter velger du "den eneste personen på Til-linjen" fra rullegardinmenyen til høyre.
Klikk på "OK" -knappen, så vises en advarsel.
Denne meldingen betyr at alle e-postmeldinger som samsvarer med dinfilteret blir lastet ned til mappen, og alle e-postmeldinger som ikke samsvarer med filteret ditt, blir fjernet fra den lokale mappen. E-postene som ikke samsvarer, blir ikke slettet - de vil fortsatt være tilgjengelige i Outlook-webappen, og hvis du endrer eller fjerner filteret ditt, kan Outlook laste dem ned igjen.
Klikk "OK" på meldingen, og deretter "OK" påegenskaper vindu. Start Outlook på nytt og filteret skal brukes umiddelbart, selv om det i mapper med tusenvis av e-postmeldinger kan det ta litt tid å synkronisere på nytt. Når postfilteret ditt har synkronisert, kan du komprimere postkassen for å maksimere plassgevinsten.
For å fjerne filteret, gå tilbake til Filter-vinduet og klikk på "Fjern alt" -knappen. Lukk de åpne vinduene og start Outlook på nytt for å bruke endringene.
Dette synkroniseringsverktøyet er flott for deltepostkasser der du bare vil se e-post som er sendt til deg eller teamet ditt. Du kan også bruke den til å slutte å vise e-postmeldinger eller kalenderhendelser som er eldre enn en viss alder, filtrere ut store vedlegg, slutte å synkronisere e-postmeldinger fra bestemte adresser og mye mer. Filterkriteriene er mange og varierte, så hvis du vil filtrere bestemte e-postmeldinger, bør du kunne finne en kombinasjon av filterkriterier som lar deg gjøre det.
