การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณสามารถจัดรูปแบบเซลล์ในสเปรดชีต Excel ตามเนื้อหาของเซลล์ ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีเซลล์เปลี่ยนเป็นสีแดงเมื่อมีจำนวนต่ำกว่า 100 นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นทั้งแถวได้หรือไม่
ที่เกี่ยวข้อง: การใช้การจัดรูปแบบเซลล์แบบมีเงื่อนไขใน Excel 2007
หากคุณไม่เคยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขก่อนหน้านี้คุณอาจต้องการใช้การจัดรูปแบบเซลล์แบบมีเงื่อนไขใน Excel 2007 ซึ่งเป็นรุ่นก่อนหน้าของ Excel แต่อินเทอร์เฟซไม่ได้เปลี่ยนแปลงอะไรมากมาย คู่มือเล่มนี้พูดถึงการจัดรูปแบบเซลล์เฉพาะตามเนื้อหา ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อให้เซลล์สีแดงซึ่งพนักงานได้ทำงานมากกว่าแปดชั่วโมงในแต่ละวัน
แต่ถ้าคุณต้องการใช้ค่าของเซลล์เพื่อไฮไลต์ อื่น ๆ เซลล์? ในตัวอย่างที่เราใช้สำหรับบทความนี้เรามีสเปรดชีตขนาดเล็กพร้อมภาพยนตร์และรายละเอียดเกี่ยวกับภาพยนตร์เหล่านั้น (เพื่อให้คิดง่าย) เราจะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นแถวทั้งหมดด้วยภาพยนตร์ที่สร้างขึ้นก่อนปี 1980
ขั้นตอนที่หนึ่ง: สร้างตารางของคุณ
เห็นได้ชัดว่าสิ่งแรกที่คุณต้องการคือตารางที่เรียบง่ายซึ่งมีข้อมูลของคุณ ข้อมูลไม่จำเป็นต้องเป็นข้อความเท่านั้น คุณสามารถใช้สูตรได้อย่างอิสระ ณ จุดนี้ตารางของคุณไม่มีการจัดรูปแบบเลย:
ขั้นตอนที่สอง: จัดรูปแบบตารางของคุณ
ตอนนี้ได้เวลาจัดรูปแบบตารางของคุณแล้วหากคุณต้องการ คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบ "แบบง่าย" ของ Excel หรือใช้วิธีการแบบแฮนด์เวิร์กได้มากกว่า แต่จะเป็นการดีที่สุดเพียงการจัดรูปแบบเฉพาะส่วนที่ไม่ได้รับผลกระทบจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ในกรณีของเราเราสามารถกำหนดเส้นขอบให้กับตารางได้อย่างปลอดภัยรวมทั้งจัดรูปแบบบรรทัดส่วนหัว
ขั้นตอนที่สาม: สร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ตอนนี้เรามาที่เนื้อสัตว์และมันฝรั่ง ดังที่เราได้กล่าวไว้ตั้งแต่ต้นหากคุณไม่เคยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมาก่อนคุณควรตรวจสอบไพรเมอร์รุ่นก่อนหน้าของเราในเรื่องนี้และเมื่อคุณทำแบบนั้นลงมาที่นี่ หากคุณคุ้นเคยกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอยู่แล้ว (หรือเพียงแค่ชอบผจญภัย) ลองเข้าสู่ขั้นตอนต่อไป
เลือกเซลล์แรกในแถวแรกที่คุณต้องการจัดรูปแบบคลิกปุ่ม "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ในส่วน "สไตล์" ของแท็บ "หน้าแรก" จากนั้นเลือก "จัดการกฎ" จากเมนูแบบเลื่อนลง
ในหน้าต่าง“ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” ให้คลิกปุ่ม“ กฎใหม่”
ในหน้าต่าง“ กฎการจัดรูปแบบใหม่” ให้เลือก“ ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ” ตัวเลือก นี่คือส่วนที่ยากที่สุด สูตรของคุณต้องประเมินเป็น "จริง" เพื่อให้กฎใช้และต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอเพื่อให้คุณสามารถใช้ได้ทั่วทั้งตารางในภายหลัง ที่นี่เรากำลังใช้สูตร:
=$D4<1980
คน =$D4 ส่วนหนึ่งของสูตรแสดงถึงที่อยู่ของเซลล์ที่ฉันต้องการตรวจสอบ D คือคอลัมน์ (พร้อมวันที่ฉายภาพยนตร์) และ 4 คือแถวปัจจุบันของฉัน สังเกตเครื่องหมายดอลลาร์ก่อน D . หากคุณไม่รวมสัญลักษณ์นี้ดังนั้นเมื่อคุณใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับเซลล์ถัดไปมันจะตรวจสอบ E5 แต่คุณต้องระบุว่ามีคอลัมน์“ คงที่” ( $D ) แต่แถว“ ยืดหยุ่น” ( 4 ) เนื่องจากคุณจะใช้สูตรนี้กับหลายแถว
คน <1980 ส่วนหนึ่งของสูตรคือเงื่อนไขที่ต้องทำได้พบ ในกรณีนี้เรากำลังจะได้รับเงื่อนไขง่ายๆ - จำนวนในคอลัมน์วันที่วางจำหน่ายควรน้อยกว่า 1980 แน่นอนคุณสามารถใช้สูตรที่ซับซ้อนมากขึ้นได้ถ้าต้องการ
ดังนั้นในภาษาอังกฤษสูตรของเราจะเป็นจริงทุกครั้งที่เซลล์ในคอลัมน์ D ในแถวปัจจุบันมีค่าน้อยกว่า 1980
ถัดไปคุณจะกำหนดการจัดรูปแบบที่เกิดขึ้นหากสูตรเป็นจริง ในหน้าต่าง“ กฎการจัดรูปแบบใหม่” เดียวกันให้คลิกปุ่ม“ รูปแบบ”
ในหน้าต่าง“ Format Cells” ให้ไปตามแท็บต่างๆและปรับการตั้งค่าจนกว่าคุณจะได้รูปลักษณ์ที่คุณต้องการ ในตัวอย่างของเราเรากำลังจะเปลี่ยนสีเติมเป็นสีเขียวบนแท็บ "เติม" เมื่อคุณใช้การจัดรูปแบบเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม“ ตกลง”
กลับไปที่หน้าต่าง "กฎการจัดรูปแบบใหม่" ตอนนี้คุณสามารถดูตัวอย่างเซลล์ของคุณได้ หากคุณพอใจกับรูปลักษณ์ทุกอย่างให้คลิกปุ่ม "ตกลง"
คุณควรกลับไปที่“ เงื่อนไขหน้าต่างตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบ” ย้ายหน้าต่างไปเล็กน้อยจนกว่าคุณจะเห็นสเปรดชีตอยู่ด้านหลังจากนั้นคลิกปุ่ม“ นำไปใช้” หากการจัดรูปแบบของเซลล์ที่คุณเลือกเปลี่ยนแปลงนั่นหมายความว่าสูตรของคุณถูกต้อง หากการจัดรูปแบบไม่เปลี่ยนแปลงคุณจะต้องย้อนกลับไปสองสามขั้นตอนแล้วปรับสูตรของคุณจนกว่าจะได้ผล ที่นี่คุณจะเห็นได้ว่าสูตรของเราใช้งานได้และเซลล์ที่เราเลือกนั้นถูกเติมเต็มด้วยสีเขียว
ตอนนี้คุณมีสูตรการทำงานได้เวลาแล้วใช้มันทั่วทั้งตาราง ดังที่คุณเห็นด้านบนตอนนี้การจัดรูปแบบจะใช้กับเซลล์ที่เราเริ่มต้นเท่านั้น ในหน้าต่าง“ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” (ซึ่งยังคงเปิดอยู่) ให้คลิกลูกศรขึ้นทางด้านขวาของฟิลด์“ นำไปใช้กับ”
หน้าต่าง“ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” จะยุบลงทำให้คุณสามารถเข้าถึงสเปรดชีตของคุณได้ ลากเพื่อปรับขนาดการเลือกปัจจุบันทั่วทั้งตาราง (ยกเว้นส่วนหัว)
เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นให้คลิกลูกศรลงทางด้านขวาของช่องที่อยู่เพื่อกลับไปที่หน้าต่าง“ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” แบบเต็ม
โปรดทราบว่าตอนนี้ฟิลด์“ ใช้กับ” มีช่วงของเซลล์แทนที่จะเป็นเพียงที่อยู่เดียว คลิกปุ่ม“ นำไปใช้” อีกครั้งและคุณจะเห็นตารางทั้งหมดจัดรูปแบบตามกฎของคุณ ในตัวอย่างของเราคุณจะเห็นว่าแถวทั้งหมดที่มีภาพยนตร์ที่สร้างขึ้นก่อนปี 1980 เต็มไปด้วยสีเขียว
แค่นั้นแหละ! หากคุณมีความต้องการที่ซับซ้อนมากขึ้นคุณสามารถสร้างสูตรเพิ่มเติมได้ และแน่นอนคุณสามารถทำให้สูตรของคุณซับซ้อนยิ่งกว่าตัวอย่างง่าย ๆ ที่เราเคยใช้ที่นี่ คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขระหว่างสเปรดชีตที่แตกต่างกันเพื่อให้เซลล์หรือแถวในสเปรดชีตเดียวถูกจัดรูปแบบแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับข้อมูลในแผ่นงานที่แตกต่างกันทั้งหมด เล่นกับเทคนิคที่เราครอบคลุมและในเวลาไม่นานคุณจะสร้างสเปรดชีตที่สลับซับซ้อนพร้อมข้อมูลที่ปรากฏขึ้นทันที
