Якщо ви тільки розпочали роботу з Документами Google,його широкі функції та доповнення можуть бути трохи непереборними. Ось кілька порад, які допоможуть вам розпочати цю потужну альтернативу Microsoft Word.
Що таке Документи Google?
Якщо ви раніше чули про Документи Google, не соромтесяпропустити вперед. Якщо ви ніколи не чули про це раніше, ось кращий курс того, що вам потрібно знати. Ми переглянемо основи та допоможемо вам зрозуміти, що таке "Документи Google" та як розпочати роботу.
Google Docs - це безкоштовний веб-текстовий процесор на веб-основізапропоновані Google у складі повного пакету офісів - Google Drive - щоб конкурувати з Microsoft Office. Інші основні послуги, що входять у хмарний набір, - це Листи (Excel) та Слайди (Powerpoint).
ПОВ'ЯЗАНІ: Що таке G Suite, все-таки?
Документи Google доступні на всіх пристроях іплатформи; все, що вам потрібно, це підключення до Інтернету та веб-браузер (або, у випадку мобільних, застосовні програми). Google робить все інше і справляється з важким тягарем під час роботи програмного забезпечення у хмарі.
Документи підтримують декілька різних типів файлів, зокрема .doc, .docx .txt, .rtf та .odt, що полегшує перегляд та конвертацію файлів Microsoft Office безпосередньо з Google Drive.
А оскільки Документи - це онлайн-текстовий процесор, ви можете ділитися та співпрацювати з декількома людьми в одному документі, відстежуючи зміни, зміни та пропозиції в режимі реального часу.
Ви чули достатньо? Давайте розпочнемо.
Як зареєструвати рахунок
Перше, що вам потрібно зробити, перш ніж зможетеuse Google Docs - це реєстрація в обліковому записі Google (обліковий запис @gmail). Якщо у вас вже є обліковий запис, сміливо переходьте до наступного розділу. Якщо ні, ми переглянемо простий спосіб створити обліковий запис Google і налаштувати вас на Документи.
Перейдіть на сторінку account.google.com, натисніть "Створити акаунт", а потім "Для себе".
На наступній сторінці вам потрібно буде надати певну інформацію, щоб створити обліковий запис, наприклад, імена та прізвища, ім’я користувача та пароль.
Крім того, ви повинні підтвердити свій номер телефону, щоб переконатися, що ви справжня людина, а не бот.
Після підтвердження свого номера телефону,Наступні сторінки вимагають вказати електронну адресу для відновлення, дату народження та стать, а також погодитись із заявою про конфіденційність та умовами надання послуг. Закінчіть це, і ви є новим гордим власником облікового запису Google.
Як створити порожній документ
Тепер, коли у вас є обліковий запис Google, саме час створити свій перший документ. Перейдіть до Документів Google і поставте курсор на різнокольорову піктограму "+" у правому нижньому куті.
+ Перетворюється на значок синього олівця; натисніть на нього.
Порада Chrome Pro: Якщо ви використовуєте Google Chrome, можете ввести docs.new у вікно "Універсал" та натисніть Enter, щоб автоматично створити та відкрити новий порожній документ.
Як імпортувати документ Microsoft Word
Навіть якщо ви новачок у Документах Google, ви можетевже є колекція файлів Microsoft Word, якими ви хочете користуватися. Якщо це так, вам доведеться завантажити всі документи Word, перш ніж ви зможете їх переглянути. Хоча він може не підтримувати деякі більш вдосконалені функції та форматування деяких документів Word, він працює досить добре.
Коли ви імпортуєте документ Word, ви можете використовуватиабо Документи Google або Диск, щоб завантажити свої файли. Обидва способи дозволяють перетягувати файл із комп'ютера безпосередньо у веб-браузер для легкого завантаження. На Диску зберігаються всі завантажені файли, але для зручності, коли ви переходите на головну сторінку Документів, він показує лише файли типу документа.
На домашній сторінці Документів Google натисніть значок папки у верхньому правому куті, а потім натисніть на вкладку "Завантажити".
Після завантаження файлу Word Docs відкриває його автоматично, готові розпочати редагування, спільне використання та співпрацю.
Щоб відкрити документ Word, який потрібно відредагувати, натисніть на файл із синім кольором "W" поруч із назвою файлу на домашній сторінці Google Документів.
Клацніть або перегляньте файл Word або відредагуйте його в Документах.
Коли ви закінчите з документом, можетезавантажте документ назад у формат DOCX або PDF, ODT, TXT, HTML або EPUB. Клацніть Файл> Завантажити як, потім натисніть потрібний формат, і він завантажиться безпосередньо туди, де збережені файли у вашому браузері.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як імпортувати документ Word у Документи Google
Як перевірити свій правопис у Документах Google
Тепер, коли у вас є кілька документів, настав часпереконайтесь у правильності написання та граматики. Документи оснащені інструментом перевірки орфографії, який готовий до вас - коли ви щось неправильно написали, це підкреслює помилку чітко вираженою лінією, що спонукає вас внести зміни.
Це має бути увімкнено за замовчуванням, але ви можете переконатися в меню Інструменти> Правопис> Підкресли помилки.
Щоб переглянути виправлення та пропозиції щодо написання,клацніть правою кнопкою миші слово під рядком під ним. Або натисніть Ctrl + Alt + X (Windows) або Command + Alt + X (Mac), щоб відкрити інструмент перевірки орфографії та граматики.
Ще один спосіб отримати доступ до перевірки орфографії - це натиснути на піктограму A та галочку. Це дозволяє інструменту та аналізує ваш документ для написання орфографії та граматики.
Поряд із інструментом перевірки орфографії, Google Docs постачається із вбудованим словником та тезаурусом. Все, що вам потрібно зробити, це виділити слово, клацнути правою кнопкою миші на ньому, а потім натиснути «Визначити [слово]».
Хоча для цього слід почати, ми маємо глибше заглибитись у перевірку орфографії та граматики Документів, якщо ви хочете отримати більше інформації.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як перевірити свій правопис у Документах Google
Як співпрацювати над документами з іншими
Однією з найкращих особливостей Документів Google єможливість генерувати спільне посилання, яке дозволяє будь-кому із ним переглядати, пропонувати зміни чи редагувати ваш документ. Замість того, щоб надсилати файл туди-сюди між співробітниками, ви можете вносити зміни та пропозиції одразу, так, як ніби ви всі були в туалеті за одним комп'ютером у режимі реального часу. Єдина відмінність полягає в тому, що у кожної людини є свій курсор для введення тексту, який він повинен використовувати на своєму персональному комп’ютері.
У документі, яким ви хочете поділитися, натисніть насиня кнопка "Поділитися", щоб вибрати, як і з ким ви хочете надіслати посилання на ваш файл. Ви можете ввести адреси електронної пошти вручну або натиснути "Отримати спільне посилання" у верхньому куті, щоб роздати запрошення самостійно.
У спадному меню ви можете редагувати, яку потужність мають користувачі, що поділилися, над файлом, коли ви виберете один із цих параметрів:
- Вимкнено: Спільний доступ вимкнено. Якщо ви раніше ділилися посиланням з іншими, воно більше не працюватиме і відкликає будь-які дозволи, які вони мали.
- Усі, хто має посилання, можуть редагувати: Надає спільним користувачам повний доступ для читання / запису. Однак вони все ще не можуть видалити його з Диска - це лише для вмісту файлу.
- Усі, хто має посилання, можуть коментувати: Дозволяє спільним користувачам залишати коментарі за бажанням - це чудово для командних проектів.
- Усі, хто має посилання, можуть переглядати: Спільні користувачі можуть переглядати файл, але не можуть його редагувати жодним чином. Це дію за замовчуванням, коли ви ділитесь файлом, і найкращий варіант, якщо ви намагаєтеся надати доступ до файлу для завантаження.
Ви можете зробити набагато більше за допомогою цих спільних посилань, які також працюють з іншими файлами Диска та на мобільному пристрої. Для більш глибокого вивчення того, як працюють ці посилання та як їх генерувати, перегляньте наш пост.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як створити спільні посилання для завантаження файлів на Google Диску
Як побачити всі останні зміни в документі
Коли ви ділитесь документами з іншими, цеважко відслідковувати всі невеликі зміни, які відбудуться, якщо їх немає. Для цього є історія перегляду. Google Docs відслідковує всі зміни, що відбуваються в документі, і групує їх за періодами, не заважаючи безладдям. Ви навіть можете повернути файл до будь-якої з попередніх версій, перелічених в історії, клацанням миші.
Ви можете переглянути список усіх останніх змін, натиснувши Файл> Історія версій> Переглянути Історію версій.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як побачити останні зміни у вашому файлі документів, таблиць чи слайдів Google
Як запропонувати редагувати документ
Якщо ви власник документа і хочетевважайте за краще, щоб співпрацівники пропонували редагувати ваш файл (замість того, щоб безпосередньо редагувати їх), ви можете встановити дозвіл на доступ до "Пропозиції". Це дозволяє іншим вносити зміни до документа, не турбуючись про те, що інші пограбують у вашому файлі. Коли співавтор робить редагування, власник отримує повідомлення електронною поштою щодо запропонованої редагування та може вирішити зберегти або відхилити зміни.
Якщо ви подивитесь вгору праворуч від документавікно, ви побачите свій поточний стан. Якщо ви бачите "Запропонувати", тоді вам добре піти. Якщо ви бачите "Редагування" або "Перегляд", тоді натисніть цю кнопку, а потім натисніть опцію "Пропонувати".
ПОВ'ЯЗАНІ: Як запропонувати зміни в Документах Google
Як знайти слово та кількість сторінок
За замовчуванням Google Документи не відображає цього словачи кількість сторінок, але їх легко перевірити без підрахунку вручну. Отже, якщо у вас є чіткий ліміт слова для завдання або ви хочете відслідковувати суму, яку ви пишете, ви можете побачити деталі своїх робіт із кількістю слів. Ви навіть можете виділити текст з будь-якого абзацу, щоб перевірити, скільки слів є у виділенні.
Щоб переглянути кількість слів / сторінок документа, натисніть Інструменти> Кількість слів або натисніть Ctrl + Shift + C у Windows та Command + Shift + C на Mac.
Ви також можете знайти кількість слів для певного рядка тексту, виділивши його та перескочивши назад в Інструменти> Кількість слів (або за допомогою комбінації клавіш).
ПОВ'ЯЗАНІ: Як знайти кількість сторінок та кількості слів у Документах Google
Як користуватися Google Документами офлайн
Що станеться, якщо вам потрібно отримати доступ до Документів Googleале у вас немає підключення до Інтернету? Хоча Google Документи - це веб-продукт, це не означає, що ви не можете використовувати його в автономному режимі. Вам потрібно завантажити розширення для Chrome і переконайтеся, що ви попередньо увімкнули файл для використання в офлайні. Будь-які зміни, внесені до файлу, оновлюються під час наступного підключення до Інтернету.
Після завантаження офіційного розширення дляChrome, перейдіть на головну сторінку Документів Google і у верхньому лівому куті натисніть меню Гамбургер> Налаштування. Опинившись тут, перемкніть “Офлайн” у положення Увімкнено, а потім натисніть “ОК”.
Щоб зекономити місце на локальній машині,Google завантажує та робить доступними в режимі офлайн останні останні доступні файли. Щоб увімкнути файл вручну, клацніть піктограму з трьома крапками, а потім перемкніть “Доступно офлайн” у положення Увімкнено.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як користуватися Google Документами офлайн
Як додати номери сторінок до документа
Номери сторінок - це наочний інструмент, який використовується для відображеннячитач, на якій сторінці вони зараз перебувають. Вони також допомагають вам організувати фізичні аркуші паперу і розмістити їх у належному порядку (ви знаєте - якщо ви їх роздрукуєте). Google Документи не генерують автоматично номери сторінок у файлах, їх потрібно додавати вручну, але їх легко додати до заголовка або колонтитула документа.
Щоб додати номер сторінки до всіх сторінок, натисніть Вставити> Заголовок і номер сторінки> Номер сторінки. Ви побачите спливаюче вікно, де ви можете вибрати стиль номера сторінки.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як додати номери сторінок до Документів Google
Як контролювати поля в Документах Google
Поля - це білий простір, який межує з вашимдокумент з усіх боків. Оскільки поля створюють невидиму межу, коли ви зменшуєте розмір поля, ви збільшуєте кількість корисного простору на сторінці. Якщо вам потрібно змінити кількість місця на краях сторінок усіх файлів, вам потрібно керувати його полями лінійкою збоку та вгорі документа.
Якщо ви бажаєте ввести поля вручну, натисніть "Файл"> "Налаштування сторінки", введіть пробіл, який ви хочете побачити на кожній стороні, а потім натисніть "ОК".
ПОВ'ЯЗАНІ: Як контролювати поля в Документах Google
Як додати текстове поле до документа
Додавання текстових полів до Документів Google - чудовий спосібвисвітлити відповідну інформацію та звернути увагу на конкретні елементи документа. Однак створити цей процес не є простим процесом і приховано в навряд чи місці: від функції "Малювання".
Щоб отримати доступ до меню «Малювання», перейдіть до «Вставити»> «Малювання» та натисніть значок текстового поля на панелі меню.
Тепер клацніть та перетягніть мишу, щоб створити текстове поле у наданому просторі, а потім додайте потрібний текст.
Клацніть «Зберегти та закрити», щоб вставити текстове поле у ваш документ, коли закінчите.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як додати текстове поле в Документи Google
Як додати зміст
Зміст - це спосіб показати читачам кожноготема / розділ, перелічені в документі. Ця функція автоматично генерує один і використовує посилання, що переходять до кожного розділу при натисканні на нього. Отже, якщо у вас є великий документ, це дозволяє кожному швидко отримати доступ до певних частин без необхідності прокручувати всю справу.
Клацніть Вставити> Зміст, а потім клацнітьна будь-якому з двох передбачених варіантів. Перший варіант - це просто текстовий вміст із цифрами праворуч, призначений для друкованих документів. Другий варіант не використовує номери сторінок, а замість цього вставляє гіперпосилання, що переходять до зазначеного розділу для перегляду документів в Інтернеті.
Зауважте, що для створення автоматично генеруєтьсяЗміст, який посилається на конкретні розділи вашого документа, ви повинні відформатувати кожну главу чи назву, використовуючи вбудовані стилі заголовків Документів Google. Це дозволяє Документам знати, як заповнити таблицю та додати посилання, які можна натискати.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як створити зміст у Документах Google
Найкращі додатки Google Документів
Тепер, коли ви дізналися всі основи в GoogleДокументи, ви можете стати справжнім користувачем живлення, додаючи додатки. Додатки дуже схожі на розширення для веб-браузерів, але характерні лише для Документів Google і дозволяють отримувати додаткові функції від сторонніх розробників. Ви можете встановити інструменти для підвищення продуктивності за допомогою додаткових коректорів, додатків для підписання документів, перекладача в документах і навіть творця рубрики для вчителів.
ПОВ'ЯЗАНІ: Найкращі додатки Google Документів
