Очищення поштової скриньки в Outlook - це набір інструментівпризначений для позбавлення сміття зі своєї поштової скриньки. Ви можете використовувати його для перегляду розміру поштової скриньки, автоматичного очищення елементів за розміром та датою та виконання кількох інших функцій. Давайте пройдемося по них і подивимось.
ПОВ'ЯЗАНІ: Очищення диска відходить у Windows 10, і ми це вже пропускаємо
Спочатку потрібно відкрити інструмент. Перейдіть до меню Файл> Інструменти та натисніть Очищення поштової скриньки.
Є кілька інструментів, і ми почнемо з перегляду кількості даних у вашій поштовій скриньці.
Перегляньте розмір своєї поштової скриньки
Ваша поштова скринька Outlook складається з папок - папки "Вхідні", "Надіслані", "Архів" тощо - і знаючи розмір папок, ви зможете побачити, де перебувають усі ваші електронні листи. Щоб дізнатися це, натисніть «Переглянути розмір поштової скриньки».
Це відкриває вікно Розмір папки, яке показуєВи розмір кожної папки. За замовчуванням він відкривається на вкладці Місцеві дані. Локальні дані - це дані, які зберігаються на вашому комп’ютері у ваших .pst та.ost файлах.
ПОВ'ЯЗАНІ: Де мої файли даних PST Outlook і як я можу їх перенести кудись ще?
У стовпцях відображаються найменування папки, розмір тазагальний розмір (який є розміром, включаючи будь-які підпапки). Найкраща частина цього погляду полягає в тому, що він показує вам папки, які ви, як правило, не можете розглянути, як календар. Якщо у вас є кілька років запитів на зустрічі та зустрічі, ви легко зможете в календарі мати пристойний шматок кілобайт, який ви можете прибрати, видаливши старі події.
Якщо ви хочете побачити розмір папок напоштовий сервер, перейдіть на вкладку «Дані сервера». Під час першого відкриття цієї вкладки дані можуть заповнитись трохи часу. Це пов’язано з тим, що Outlook звертається до сервера Exchange, запитуючи дані про ваші файли (що розраховується на ходу), а потім завантажує та показує результати.
Кожен наступний раз, коли ви відкриваєте цю вкладку, даніпошук буде набагато швидшим, оскільки Exchange має лише провести аналіз різниці, і більшість папок не змінюють настільки великі розміри. Після завантаження вкладки ви побачите розміри папок на сервері Exchange. Це може не збігатися з розміром на вкладці "Місцеві дані", оскільки Outlook не обов'язково завантажує всі повідомлення на комп'ютер.
Наприклад, на моїй вкладці Місцеві дані загальний розмірпапки «Архів» - 116805 кб, але на вкладці «Серверні дані» загальний розмір становить 363399 кб - різниця 246594 кб (265 МБ). Це багато пошти, яку не видно в локальних даних. Що відбувається?
За замовчуванням Outlook зберігає лише певну сумупошти для вашого місцевого клієнта, щоб переконатися, що ваша електронна пошта не займає занадто багато місця. На комп’ютерах із жорстким диском, більшим за 64 Гб (який сьогодні є більшістю), Outlook зберігатиме електронні листи за останній рік на вашому комп’ютері. Старіші листи зберігаються на сервері електронної пошти, і ви можете отримати доступ до них. Ви можете завантажити старіші листи та змінити цей стандарт за замовчуванням. Майте на увазі, що ти можеш змінити типовий режим, щоб він завантажувався менше також пошту, тож якщо ви боретеся за місце, можливо, ви захочете змінити типовий з 1 року на 6 місяців (або менше).
(Примітка: Це стосується лише облікових записів, які використовують сервер Microsoft Exchange, наприклад Hotmail, live.com, O365 та деякі корпоративні облікові записи. Якщо ви використовуєте Outlook для завантаження пошти від інших постачальників, таких як Google або Yahoo, цей параметр ігнорується, а вся пошта завантажується.)
Тепер, коли ви знаєте, скільки даних містять ваші папки, ви можете встановити пріоритет, які з них очищати.
Пошук старої чи великої пошти
Якщо ви отримуєте пошту у багатьох різних папках, ви можете шукати по всій поштовій скриньці старі та більші пошти.
Це дуже корисно, якщо ви хочете знайти поштуз великими вкладеннями, які можна або видалити, або перейти з Outlook на жорсткий диск або хмарний сервіс. Наприклад, якщо ви хочете знайти всю пошту розміром понад 5 Мб, ви можете змінити поле «Знайти елементи більші за» на 5000 кб, а потім натиснути кнопку «Знайти».
Стандартна панель пошуку Outlook повертається зі списком повідомлень розміром не менше 5 Мб.
Ці результати повертають лише електронні листи, але ви можете змінити поле "Подивитись" на будь-який конкретний тип файлу, якщо ви хочете передавати більш широку мережу.
З результатів пошуку ви можете відкрити кожну електронну пошту та видалити їх або видалити вкладення. Не забудьте зберегти вкладення перед видаленням або видаленням, якщо вам потрібно зберегти їх.
Старт автозахисту
Ви можете встановити параметри автоархіву для кожногоокрему папку в Outlook, що ми розглянули раніше, як частину більш широкого погляду на безперебійність роботи Outlook. Якщо ви налаштували правила для автоархіву, ви можете розпочати їх в очищенні поштової скриньки, натиснувши кнопку «Автозахист».
Цей процес розгортається через усі папки вOutlook та застосовує будь-які налаштовані вами правила автоматичного архівування. Якщо ви нічого не налаштували, то можете потурбуватися про випадкове натискання цієї кнопки, але не хвилюйтеся - правило автоархіву за замовчуванням не робити нічого.
Перегляд та очищення видалених елементів
Якщо ви хочете "м'яко видалити" свою пошту, перемістивши їх у папку "Видалені елементи", і ви рідко їх порожнє, ця опція для вас.
Примітка: Дехто любить використовувати видалені елементипапку як своєрідний архів, кидаючи речі там і ніколи не випорожнюючи папку. Це не дуже гарна ідея, тому що існує маса способів, що ви можете занадто легко спорожнити папку "Видалені елементи". Натомість, якщо вам потрібно зберегти повідомлення, створіть архів!
Клацніть «Переглянути розмір видалених елементів», щоб побачити, скільки місця займають видалені елементи, потім зробіть глибокий вдих і натисніть «Порожня».
Це видалить усі елементи з видалених елементівпапку. Якщо це вас лякає, то, будь ласка, знайдіть хвилину, щоб спочатку перемістити будь-які важливі листи у свій Архів, але ви дійсно повинні регулярно спорожняти видалені елементи та ні використовувати його як архів.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як автоматично очистити папку видалених елементів при виході з Outlook
Перегляд та видалення конфліктних листів
Останній варіант очищення поштової скриньки - видалитиконфліктні повідомлення. Це електронні листи, на які Outlook вважає, що вони конфліктують з наявними повідомленнями електронної пошти, оскільки вони мають однакову інформацію в заголовку. Зазвичай це пов’язано з тимчасовими проблемами синхронізації з сервером Exchange, і ви можете мати можливість видаляти ці електронні листи без проблем. Щоб побачити, чи є у вас папки в конфлікті, натисніть кнопку "Переглянути розмір конфліктів", щоб побачити відфільтровану версію вікна "Розміри папок".
Якщо там є якісь електронні листи, закрийте вікно Розмір папки та натисніть кнопку «Видалити» у вікні Очищення поштової скриньки.
Це інструмент очищення поштової скриньки. Це не особливо кричуще, але це ефективно і корисно.
