Якщо ви використовували інструмент очищення поштової скриньки, ви побачите кнопку Автозахист, але ви можете бути обережнішими, як вона працює і що вона буде робити. Ось що це робить і як ви можете використовувати його для використання.
Натискання кнопки Автозахист викликає процеспрогортати всі папки в Outlook та застосувати будь-які створені вами правила автозахисту (не хвилюйтеся. За замовчуванням правило AutoArchive - нічого не робити, тому не можете заподіяти шкоди, натиснувши кнопку). Але якщо ви хочете перенести свої старі предмети в архів, куди вони перешкоджають, програма AutoArchive - це автоматизація процесу. Перейдемо до налаштування та запуску.
Як увімкнути функцію автоматичного архівації
По-перше, потрібно увімкнути функцію автозахисту та вибрати її настройки. Перейдіть у меню Файл> Параметри> Додатково, а потім натисніть кнопку «Налаштування автоматичного архівації».
Поки параметр «Запустити автоархів кожен» буде вимкнено (що за замовчуванням), Автозахист ніколи не запускається.
Після ввімкнення параметра "Запустити автоматичне архівування кожного" всі доступні варіанти тепер доступні.
На відміну від очищення папок, у якого є одне вікноПараметри файлу, а потім дозволяє запустити ці налаштування в будь-якій папці, яка вам подобається як ручне завдання, налаштування AutoArchive, показані тут, є налаштуваннями за замовчуванням. Кожна папка, у якій увімкнено функцію AutoArchive, може використовувати ці налаштування за замовчуванням, або ви можете використовувати різні настройки для різних папок. Ми підемо далі, як це зробити пізніше, але зараз давайте розглянемо налаштування за замовчуванням.
Як налаштувати автоархів
Перше, що слід помітити, це один разAutoArchive увімкнено, воно працюватиме кожні 14 днів. Ви можете змінити це за допомогою стрілок вгору та вниз або ввівши число, і ви можете вибрати будь-яке значення від 1 до 60 днів. Ви можете ввести будь-яке двозначне число, але якщо його більше 60, Outlook відобразить повідомлення про помилку, натиснувши кнопку "ОК", і вам доведеться змінити значення, перш ніж зберегти.
Наступний варіант - "Підказка перед автозахистомпрацює »- дає вам можливість, щоб Outlook показав вам підказку до того, як відбудеться функція автоматичного архівування. Це підказка дозволяє переглянути налаштування або скасувати цей запуск автозахисту, якщо ви хочете.
Решта налаштувань стосуються предметівбуде заархівовано, і що станеться під час архівного процесу. Перший варіант тут - "Видалити прострочені елементи (лише папка електронної пошти)" - стосується електронних листів, до яких додано дату закінчення терміну дії. Це не вплине на завдання чи події, навіть якщо ввімкнути функцію автоматичного архівування для цих папок.
Решта налаштувань стосується всіх елементів, а не лише електронної пошти. Це означає календарні події, завдання, замітки та записи журналів.
Припустимо, що ви залишите "Архівувати або видалити старі елементи"увімкнено, налаштування за замовчуванням призначені для того, щоб Outlook переміщав елементи, старші ніж на 6 місяців, у новий окремий .pst файл з назвою Архів (за замовчуванням), і робив це видимим на панелі навігації в Outlook, щоб ви могли отримати доступ до заархівованих елементів кожного разу хочу. Ви можете змінити значення "Очистити предмети старше" на будь-який термін від 1 дня до 60 місяців, вибрати інший .pst файл для архівації елементів або вибрати "Постійно видалити старі елементи".
Попереджуйте, що це видалення обходить видаленеЕлементи папки, а ваші елементи будуть видалені повністю з Outlook. Ви все одно можете отримати доступ до нього на своєму поштовому сервері, залежно від налаштувань, але не варто на це покладатися. Виберіть цей варіант, лише якщо ви хочете назавжди видалити елементи.
Коли ви натиснете "ОК", автоматичне архівування повернетьсяна. Він буде працювати відповідно до вибраного вами значення «Запустити автоматичне архівування кожного» (за замовчуванням кожні 14 днів), починаючи з сьогоднішнього дня. Тож як тільки ви його увімкнете, слід очікувати, що він запуститься досить швидко. У наших тестах минуло менше десяти хвилин між увімкненням та отриманням швидкого повідомлення про те, що AutoArchive запрацює. AutoArchive працює за замовчуванням лише для кількох папок, тому якщо ви хочете, щоб він працював у певних папках - або ви хочете налаштувати, як він працює в різних папках - продовжуйте читати.
Як увімкнути та налаштувати автозахист для різних папок
Коли ви вмикаєте функцію автоматичного архівації, вона працює за замовчуванням лише щодо таких папок:
- Відправлені
- Видалені елементи
- Календарі
- Завдання
Якщо ви хочете, щоб вона працювала в будь-якій іншій папці,потрібно ввімкнути її для кожної папки (або вимкнути її в будь-якій із тих чотирьох папок, проти яких ви не бажаєте її запускати). Зробіть це, клацнувши правою кнопкою миші папку на панелі навігації та натисніть "Властивості".
Ви також можете отримати доступ до властивостей папок за допомогоювиберіть Папку> Властивості папки на стрічці. (Для папок, таких як Календар та завдання, які не відображаються на панелі навігації, це єдиний спосіб отримати доступ до властивостей папки.) Також є можливість перейти безпосередньо до налаштувань автоархівації, що заощадить вам крок, як тільки ви ' знову у Властивості папки.
У вікні "Властивості папки" натисніть вкладку Автозахист, щоб отримати доступ до налаштувань цієї папки.
Для більшості папок параметр "Не архівувати елементи вналаштування цієї папки "буде увімкнено за замовчуванням. Це означає, що при запуску процесу автоматичного архівування папка буде ігноруватися, і жодні елементи в ній не будуть архівуватися. Якщо ви хочете, щоб папка була включена, увімкніть опцію "Архів елементів у цій папці, використовуючи параметри за замовчуванням".
Крім того, якщо ви хочете, щоб параметри AutoArchive для цієї папки відрізнялися від значень за замовчуванням, увімкніть «Архів цієї папки за допомогою цих налаштувань» та внесіть зміни в налаштування на свої уподобання.
Якщо в будь-який момент ви хочете повернути всі папкискориставшись налаштуваннями за замовчуванням, ви можете повернутися до Файл> Параметри> Додатково> Налаштування автоматичного архівації та натиснути кнопку «Застосувати ці налаштування до всіх папок зараз». Це дозволить змінити всі папки, у яких увімкнено "Архівувати цю папку за допомогою цих налаштувань", щоб замість неї увімкнено "Архів елементів у цій папці за допомогою налаштувань за замовчуванням".
Щойно ви отримали налаштування за замовчуванням AutoArchive,і налаштувавши папку, налаштувавши так, як ви хочете, ви можете залишити процес спокійно працювати у фоновому режимі, звільняючи простір для вас і не допускаючи занадто роздуття папок.
