Outlook 2013 дозволяє призначити категоріям речіі налаштувати вказані категорії. Справа в категоріях полягає в тому, що вони універсальні для Outlook, і ви можете призначити кожну категорію комбінації клавіатур. Таким чином, ви можете класифікувати електронну пошту, події календаря та нотатки за допомогою декількох швидких натискань клавіш.
За останні кілька місяців ми чудово говорилиугоди про Outlook 2013 та його різні частини. Ми говорили про освоєння найважливіших його функцій, таких як створення та відправлення електронної пошти, а також створення та керування контактами та навіть імпорт контактів Gmail. Ми також висвітлювали інші матеріали програми Outlook, як, наприклад, як ви можете створювати списки завдань, щоб підтримувати вас добре. І звичайно, є найважливіший календар, який важливий для всіх, хто хоче ефективно дотримуватися розкладу.
Це все означає, що ви можете зробити чудововпорайтеся з цим, щоб допомогти краще керувати вашою зайнятою роботою та навіть особистим життям. Перш ніж ми закриємо свій погляд на Outlook 2013, проте, ми відчули, що нам слід коротко висвітлити два аспекти, які ми вважаємо за варті: категорії та пошук.
Про ці категорії
Щоб налаштувати свої категорії, натисніть наНатисніть кнопку "Класифікувати", а потім виберіть зі спадного меню "Усі категорії ...". За допомогою цього діалогового вікна ви можете створювати нові категорії, видаляти старі, перейменовувати, змінювати кольори та призначати клавіші швидкого доступу.
На наступному скріншоті зауважте, як ми призначили "CTRL + F2" до синьої категорії.
Тепер, наприклад, ви можете застосувати категорії довсе, що ви хочете. Візьмемо наш дурний приклад нижче, у нас є завдання "жити на місцях", і ми позначили це категоріями Особисті (фіолетові) та Термінові (червоні).
Запам’ятайте цю дуже корисну пораду: Як тільки ви призначите клавіші швидкого доступу для своїх категорій, і ви присвятили свої категорії пам’яті, вони можуть швидко працювати з організацією пошти, зустрічей та інших предметів Outlook.
Наприклад, ось заголовок електронної пошти відповідомлення у папці "Вхідні", ми позначили його категорією Робота. Відтепер, якщо нам потрібно шукати саме це повідомлення, ми можемо використовувати категорії для фільтрації споріднених повідомлень.
Будьте в курсі, що ви можете швидко позначати завдання,електронні листи та інші елементи Outlook швидко із категорією за замовчуванням, як-от на наведеному нижче скріншоті. Тут ми позначили кілька завдань як НЕПРЕЄМНІ, просто натиснувши на маленьке поле в стовпці КАТЕГОРІЇ.
Зрозуміло, що категорії можуть бути дуже корисними,і вони є значною мірою незрозумілою функцією в Outlook. Навчіться їх ефективно використовувати, і ви зможете зберігати всі свої речі організованими у відповідних категоріях.
Простий пошук у Outlook
Давайте закінчимо це, коротко поговорившипошук елементів у Outlook. Ми маємо на увазі, що це стосується переважно пошти, але пошук поширюється на всю програму. Коли ви натискаєте на панель пошуку, наприклад у папці "Вхідні" (або будь-якій іншій папці пошти), стрічка зміниться, щоб отримати безліч інструментів пошуку.
Чому тут все це? Просто, чим більше способів пошуку повідомлення, тим кращі шанси знайти його. Дивіться тут на наступному скріншоті, ми натискаємо кнопку «Тема», і ми можемо заповнити відповідний простір тим, що хочемо, щоб предмет містив. У цьому випадку ми хочемо знайти будь-які теми, що стосуються «Робота».
Зауважте, результати, що з’являються, - це фактично Завдання, що демонструє, як Outlook повертає результати пошуку з усього, що зберігається.
Якщо ви максимізуєте свої навички пошуку в OutlookВас цікавить, ви можете швидко прорізати безлад, витративши трохи часу і спробувати параметри пошукової стрічки. Майте на увазі, що якщо ваші результати занадто широкі та різноманітні, ви завжди можете уточнити сферу застосування за допомогою відповідних під назвою інструментів Scope.
Нарешті, якщо ви відчуваєте потребу в потужності та максимальному контролі над пошуком, спробуйте скористатися формою розширеного пошуку, знайденою натисканням на кнопку «Інструменти пошуку» в розділі «Параметри».
Використання форми "Розширений пошук" - це найкращий, безглуздий спосіб пошуку в Outlook, але який би метод ви не використовували, ми впевнені, що ви зрозумієте, як взагалі знайти речі.
Параметри пошуку
Outlook працює з пошуком Windows, про який ми писали цілу серію. Ці параметри впливають на пошук елементів як в Windows, так і в Outlook.
Зауважте, якщо ви натиснете "Параметри індексації ...", ви будетевідкрийте панель керування Параметри індексації, де ви можете налаштувати, як чи індексується Outlook індексатором пошуку Windows. Решта цих параметрів стосуються насамперед результатів пошуку, таких як їх відображення та те, де відображаються результати.
Категорії та пошук - це дві нечувані функціїви можете додати до свого репертуару Outlook, що досить добре окружить наш офісний досвід. Якщо ви широко використовуєте Outlook і отримуєте багато електронної пошти, створюєте багато зустрічей у календарі або генеруєте довгі списки завдань, важлива можливість не лише їх упорядкувати, але і мати можливість шукати що-небудь, особливо якщо ви знаєте те, що ви шукаєте, є безцінним.
