Outlook'ta Posta Kutusu Temizleme, bir dizi araçtırPosta kutunuzdaki çöplerden kurtulmak için tasarlanmıştır. Posta kutunuzun boyutunu incelemek, öğeleri boyuta ve tarihe göre otomatik olarak temizlemek ve diğer birkaç işlevi yerine getirmek için kullanabilirsiniz. Hadi onlara bakalım ve bir göz atalım.
İLGİLİ: Windows 10'da Disk Temizleme İşlemi Devam Ediyor ve Zaten Özlüyoruz
İlk önce, aracı açmanız gerekir. Dosya> Araçlar'a gidin ve Posta Kutusu Temizleme'yi tıklayın.
Kullanılabilecek bazı araçlar var ve posta kutunuzdaki veri miktarına bakarak başlayacağız.
Posta Kutunuzun Boyutunu Gözden Geçirin
Outlook posta kutunuz klasörlerden oluşur (Gelen Kutusu, Gönderilmiş Öğeler, Arşiv vb.) Ve klasörlerin boyutunu bilmek, tüm e-postalarınızın nerede olduğunu görmenize yardımcı olur. Bulmak için, "Posta Kutusu Boyutunu Görüntüle" yi tıklayın.
Bu, gösterilen Klasör Boyutu penceresini açar.Her klasörün boyutunu Varsayılan olarak, Yerel Veri sekmesinde açılır. Yerel veri, bilgisayarınızda .pst ve.ost dosyalarınızda depolanan verilerdir.
İLGİLİ: Outlook PST Veri Dosyalarım Nerede ve Başka Bir Yere Nasıl Taşıyabilirim?
Sütunlar, klasörün adını, boyutunu vetoplam boyut (herhangi bir alt klasörü içeren boyuttur). Bu görünümün en iyi yanı, takvim gibi normalde göz önünde bulundurmayacağınız klasörleri göstermesidir. Birkaç yıllık randevu ve toplantı talebiniz varsa, eski olayları silerek temizleyebileceğiniz, takvimde iyi bir kilobayt miktarına kolayca sahip olabilirsiniz.
Klasörlerin boyutunu görmek istersenizposta sunucusunda “Sunucu Verileri” sekmesine tıklayın. Bu sekmeyi ilk açtığınızda, verilerin toplanması biraz zaman alabilir. Bunun nedeni, Outlook'un Exchange sunucusuyla iletişim kurması, dosyalarınızdaki verileri (bunlar hesaplanırken) sorması ve ardından sonuçları indirip göstermesidir.
Bu sekmeyi her açışınızda, verilerExchange yalnızca fark analizi yapmak zorunda kaldığından ve çoğu klasörün boyutu o kadar fazla değişmediğinden, alma işlemi çok daha hızlı olacaktır. Sekme yüklendikten sonra, Exchange sunucusunda klasör boyutlarını göreceksiniz. Bu, Outlook'un bilgisayarınıza tüm mesajları indirmesi gerekmediğinden, Yerel Veri sekmesindeki boyutla aynı olmayabilir.
Örneğin, Yerel Verilerim sekmesinde Toplam BoyutArşiv klasörü 116805 kb'dir, ancak Sunucu Verileri sekmesinde, Toplam Boyut 363399 kb'dir - 246594 kb (265 MB). Yerel verilerde görünmeyen çok fazla posta var. Neler oluyor?
Varsayılan olarak, Outlook yalnızca belirli bir tutar tutare-postanızın çok fazla yer kaplamadığından emin olmak için yerel müşterinizdeki postaların 64 gb'den daha büyük sabit diskli bilgisayarlarda (bugünlerde çoğu vardır), Outlook yalnızca e-postaları bilgisayarınızda son yıldan itibaren tutar. Eski postalar e-posta sunucusunda tutulur ve bunlara erişebilirsiniz. Eski postaları indirebilir ve isterseniz bu varsayılanı değiştirebilirsiniz. Varsayılanı, indirecek şekilde değiştirebileceğinizi unutmayın. az ayrıca posta için, bu nedenle, alan için mücadele ediyorsanız, varsayılanı 1 yıldan 6 aya (veya daha az) değiştirmek isteyebilirsiniz.
(Not: Bu, yalnızca Hotmail, live.com, O365 ve bazı şirket hesapları gibi bir Microsoft Exchange sunucusu kullanan hesapları etkiler. Outlook'u Google veya Yahoo gibi diğer sağlayıcılardan posta indirmek için kullanıyorsanız, bu ayar yoksayılır ve tüm postalar indirilir.)
Artık, klasörlerinizin ne kadar veri içerdiğini bildiğinize göre, hangilerini temizlediğinize öncelik verebilirsiniz.
Eski veya Büyük Postaları Aramak
Çok sayıda farklı klasörde postanız varsa, tüm posta kutunuzda daha eski ya da daha büyük postalar için arama yapabilirsiniz.
Postaları bulmak istiyorsanız bu çok kullanışlıdır.Outlook'tan bir sabit sürücüye veya bulut hizmetine silebileceğiniz veya taşıyabileceğiniz büyük eklerle. Örnek olarak, tüm e-postaları 5 MB'den büyük bulmak istiyorsanız, “Daha büyük olanları bul” alanını 5000 kb olarak değiştirebilir ve ardından “Bul” düğmesini tıklatabilirsiniz.
Standart Outlook arama paneli, en az 5 MB olan bir posta listesiyle birlikte gelir.
Bu sonuçlar yalnızca e-postaları döndürür, ancak daha geniş bir ağ oluşturmak istiyorsanız “Bak” alanını herhangi bir belirli dosya türüyle değiştirebilirsiniz.
Arama sonuçlarından, e-postaların her birini açabilir, silebilir veya ekleri kaldırabilirsiniz. Silmeniz gerekmeden önce silmeden veya silmeden önce ekleri kaydetmeyi unutmayın.
Bir Otomatik Arşiv başlatmak
Her biri için otomatik arşiv parametrelerini ayarlayabilirsiniz.Outlook'taki bireysel klasör, daha önce Outlook'un sorunsuz çalışmasını sağlayan daha geniş bir bakışın parçası olarak ele aldığımız bir şey. Otomatik arşiv kurallarını belirlediyseniz, “Otomatik Arşiv” düğmesini tıklatarak Posta Kutusu Temizleme'de başlatabilirsiniz.
Bu işlem, içindeki tüm klasörler arasında geçiş yapar.Outlook ve kurduğunuz tüm otomatik arşiv kurallarını uygular. Herhangi bir ayar yapmadıysanız, bu düğmeye yanlışlıkla basmaktan endişe duyabilirsiniz, ancak endişelenmeyin - varsayılan otomatik arşiv kuralı hiçbir şey yapmamaktır.
Silinmiş Öğeleri Görüntüleme ve Boşaltma
Postanızı Silinmiş Öğeler klasörüne taşıyarak "yumuşak bir şekilde silmek" isterseniz ve nadiren boşaltırsanız, bu seçenek tam size göre.
Not: Bazı insanlar Silinmiş Öğelerini kullanmayı severbir arşiv türü olarak klasöre, içerideki şeyleri fırlatarak ve hiçbir zaman klasörü boşaltma. Bu iyi bir fikir değildir, çünkü Silinmiş Öğeler klasörünü kolayca boşaltmanın birçok yolu vardır. Bunun yerine, bir mesaj tutmanız gerekirse, bir arşiv kurun!
Silinmiş öğelerinizin ne kadar yer kapladığını görmek için “Silinmiş Öğelerin Boyutunu Görüntüle” yi tıklayın, ardından derin bir nefes alın ve “Boşalt” ı tıklayın.
Bu, tüm öğeleri Silinmiş Öğelerden silecekKlasör. Bu sizi korkutuyorsa, elbette, önemli postaları önce Arşivinize taşımak için bir dakikanızı ayırın, ancak silinmiş öğelerinizi düzenli olarak boşaltmalısınız. değil arşiv olarak kullan.
İLGİLİ: Outlook'tan Çıkarken Silinmiş Öğeler Klasörünü Otomatik Olarak Boşaltma
Çakışma Postalarını Görüntüleme ve Silme
Posta Kutusu Temizleme'deki son seçenek silinmektir.çatışma mesajları Bunlar, Outlook'un aynı başlık bilgisine sahip oldukları için mevcut bir e-posta ile çakışmayı düşündüğü e-postalar. Normalde bunun nedeni, Exchange sunucusuyla olan geçici senkronizasyon sorunları nedeniyledir ve bu e-postaları sorunsuzca silebilmelisiniz. Çakışma klasöründe e-posta alıp almadığınızı görmek için, Klasör Boyutları penceresinin filtrelenmiş bir sürümünü görmek için "Çakışma Boyutlarını Görüntüle" düğmesini tıklayın.
Orada herhangi bir e-posta varsa, Klasör Boyutu penceresini kapatın ve ardından Posta Kutusu Temizleme penceresindeki “Sil” düğmesini tıklayın.
Posta Kutusu Temizleme aracı budur. Özellikle gösterişli değil, ama etkili ve faydalı.
